Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление табеля учета рабочего времени в 2022 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Учет рабочего времени excel 2022 представляет из себя документ в формате Excel с поддержкой макросов xlsm. Скачав файл по ссылке Вы получите архив, который можно разархивировать любым архиватором, например, WinRar или 7-Zip. Убедитесь, что Ваш архиватор не устарел и на Вашем компьютере установлен Microsoft Office! После открытия файла, в верхней части программы, Вы можете увидеть 2 стандартных сообщения от системы безопасности. Обязательно нажмите обе кнопки: «Разрешить редактирование» и «Включить содержимое», для того чтобы разрешить работу макросам построения табеля рабочего времени.
Табель рабочего времени представляет собой поименный список сотрудников организации, в котором ответственное лицо делает пометки об отработанном или неотработанном времени на протяжении учетного периода.
Относится к первичным учетным документам, где отображены фактические часы работы, прогулы, неявки, частичная или неполная занятость.
В статье 91 Трудового кодекса РФ определено понятие рабочего времени – это промежуток времени, на протяжении которого наемный сотрудник должен выполнять свои должностные обязанности в соответствии с правилами трудового распорядка предприятия.
В 2023 году, как и ранее, допускается ведение документа в произвольной или утвержденной унифицированной форме:
Т-12. Считается универсальным табелем, в котором работодатель отражает учет рабочего времени, а также проводит расчеты по оплате труда персонала (соответственно раздел 1 и 2).
В случае, когда на предприятии расчет заработной платы осуществляется отдельно, заполнение второго раздела не требуется.
Т-13. Предназначена только для автоматизированного учета времени работы без расчета заработка сотрудников. Применяется в организациях, на входе в которые установлены специальные турникеты, считывающие информацию о приходе/уходе трудящихся.
ОКУД 0504421. Эта форма, утвержденная Министерством финансов РФ в 2015 году, используется для учета времени работы сотрудников органов государственной власти, казенных предприятий и муниципальных учреждений.
Табель ведется уполномоченным лицом в одном экземпляре в электронном и бумажном виде. Его подписывает ответственный сотрудник, руководитель подразделения и кадровик. Далее форму необходимо направить в бухгалтерию для расчета заработной платы отдельно по каждому трудящемуся.
При заполнении ячеек по фамилиям в некоторых случаях необходимо проставлять отметки на основании документов, которые подтверждают причины отсутствия сотрудника на месте в этот день или объясняют определенные ситуации. К ним, например, относятся:
- Лист временной нетрудоспособности (больничный).
- Согласие сотрудника на сверхурочную работу согласно законодательству, в письменном виде.
- Отпуск, командировки и прочее.
Для обозначения времени применяются часы и минуты. Вся информация по отработанному или неотработанному времени в 2023 году также будет вноситься в табель в буквенном или цифровом коде.
Сведения, которые содержатся в бланке, могут быть необходимы следующим категориям лиц и инспекций:
- Бухгалтеру предприятия для расчета всех выплат, которые положены персоналу за прошедший период (зарплата, командировочные, отпускные и прочие).
- Представителю Федеральной налоговой службы РФ с целью проверки правильности определения налоговой базы для расчета налогов, страховых взносов и их корректного начисления.
- Проверяющему от фонда социального страхования населения – корректность начисления социальных пособий.
- Инспектору по труду для выявления возможных нарушений прав работающих граждан страны.
- Росстат – с целью сбора статистических данных.
Согласование табеля учета рабочего времени с производственным календарем
Табель рабочего времени на 2023 год обязательно нужно заполнять в соответствии с данными производственного календаря. Сегодня можно руководствоваться предварительным вариантом, так как более точная и корректная версия с учетом всех перенесенных выходных на 2023 год будет утверждена Правительством РФ не ранее осени 2022 года.
Согласно календарю год состоит из 365 дней, из них рабочих – 249, выходных – 116.
Табель учета рабочего времени на 2021-2022, образец заполнения
1 01.01.23, воскресенье Новый год
2 07.01.23, суббота Рождество Христово
3 23.02.23, четверг День защитника Отечества
4 08.03.23, среда Международный женский день
5 01.05.23, понедельник Праздник Весны и Труда
6 09.05.23, вторник Победа СССР в ВОВ
7 12.06.23, понедельник День России
8 04.11.23, суббота День народного единства
Также работодатели должны соблюдать требования Трудового кодекса в части сокращения для персонала на 1 час рабочего дня, который выпадает перед официальным государственным праздником. В 2023 году такая ситуация возникнет 4 раза:
1 22.02.23, среда День защитника Отечества
2 07.03.23, вторник Международный женский день
3 08.05.23, понедельник День Победы
4 03.11.23, пятница День народного единства
О переносах выходных дней будет сообщено дополнительно. Предварительно можно говорить о дате 4 ноября (суббота) на 6 ноября (понедельник).
В последние годы стало традицией устраивать длительные выходные в январе и мае:
1 31.12.22-08.01.23 9
2 29.04-01.05.23 3
3 10.06-12.06.23 3
4 04.11-06.11.23 3
Этот документ является формализованным бланком. Каждый работодатель заполняет его по итогам календарного месяца. В число сведений, которые необходимо внести в табель, входят:
- порядковый номер графы, заполняемой в отношении каждого сотрудника;
- личные данные работника, его должность или специальность согласно штатному расписанию;
- учетный номер;
- отметка о присутствии или отсутствии сотрудника на рабочем месте по каждому числу календарного месяца;
- суммарное количество дней и часов, отработанных гражданином за месяц и половину месяца.
На законодательном уровне Госкомстатом утверждены две формы табеля — № Т-12 и № Т-13. Они заполняются вручную или на компьютере.
Заполняем табель учета рабочего времени правильно
16 рабочих дней и 15 выходных
| 1 | 2 | |||||
| 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 |
| 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 |
| 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 |
| 31 |
- учет
- рабочего
- времени
- январь
- 2022
- года
- табель
- норм
- расчет
- календарь
- график
- баланс
- суммированный
- среднемесячный
- фонд
- таблица
- Периоды года — описание и характеристика времён в году
- Телефонные коды городов — как звонить в Россию, Украину, Беларусь…
Норма рабочего времени на 2022 год
- Подробная погода на сегодня — точный прогноз днем, завтра
По нормативам, обязательность ведения табеля учета рабочего времени установлена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Документ помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:
- учитывать время, отработанное или не отработанное наемным работником;
- контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
- иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчета зарплаты или составления статистической отчетности.
Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и, в случае необходимости, обосновать взыскание, наложенное на работника.
Стоит отметить, что унифицированные формы табелей № Т-12 и № Т-13 с 01.01.2013 не обязательны для применения. Но учет вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП вправе использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госкомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.
По указаниям по применению и заполнению форм первичных учетных документов:
- табель рабочего времени составляет и ведет уполномоченное лицо;
- в нормативах указано, кто подписывает табель учета рабочего времени, — руководитель подразделения и работник кадровой службы;
- после чего он передается в бухгалтерию.
Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издается приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учет прописывается в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведение учета неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдает на подпись начальнику отдела, тот, в свою очередь, проверив данные, передает форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на ее основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передает бухгалтеру.
В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — ведение табеля учета рабочего времени работников возложено на кадрового работника, и он ежемесячно передает заполненный документ в бухгалтерию.
Отличаются две утвержденные формы тем, что одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет, — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 является универсальной и содержит, кроме того, дополнительный раздел 2. В нем отражают расчеты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведет расчеты с персоналом как отдельный вид учета, раздел 2 просто остается пустым.
Табель учета рабочего времени – бланк и образец 2021 года
Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращенные условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использованы 4 сокращения:
- Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
- В — выходной;
- К — командировка;
- ОТ — отпуск.
Перед тем как отмечать отпуск в табеле учета рабочего времени, важно учесть следующие моменты:
- какой вид отпуска проставлять;
- период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
- каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.
Разные виды отпуска обозначаются такими сокращениями:
|
ОТ |
Очередной оплачиваемый отпуск |
|
ОД |
Дополнительный оплачиваемый |
|
ДО |
Административный (без сохранения ЗП) |
|
У |
Учебный с сохранением ЗП |
|
УВ |
Учебный без отрыва от производства (сокращенный день) |
|
УД |
Учебный без сохранения ЗП |
|
Р |
По беременности и родам |
|
ОЖ |
По уходу за ребенком до 3 лет |
|
ОЗ |
Без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях |
|
ДБ |
Дополнительный без сохранения ЗП |
При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учета отклонений — остаются пустыми.
Приведем буквенные обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени, в виде таблиц.
Присутствие на рабочем месте:
|
Я |
Работа в дневное время |
|
Н |
В ночное время |
|
РВ |
Работа в выходные и праздники (используется, если сотрудник выходит на работу в дни, объявленные нерабочими в связи с карантином |
|
С |
Сверхурочная |
|
ВМ |
Вахтовым методом |
ВАЖНО! Удаленная и дистанционная работа в табеле отмечается теми же обозначениям, что и обычная. Если сотрудник на удаленке отработал полный рабочий день, в верхней строке указывайте Я (или 01 при цифровом обозначении), а в нижней — количество фактически отработанных часов по норме рабочего времени.
Командировки и повышение квалификации:
|
К |
Служебная командировка |
|
ПК |
Повышение квалификации с отрывом от труда |
|
ПМ |
Повышение квалификации с отрывом от труда в другой местности |
Отсутствие на рабочем месте:
|
Б |
Временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия (используется и в том случае, если работник находится на карантине) |
|
Т |
Временная нетрудоспособность без выплаты пособия |
|
ЛЧ |
Сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях |
|
ПВ |
Вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении) |
|
Г |
Неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей |
|
ПР |
Прогул без уважительных причин |
|
НС |
Режим неполного рабочего времени |
|
В |
Выходные и праздничные нерабочие дни (ставится и для случаев установления нерабочих дней в связи с карантином) |
|
ОВ |
Дополнительный оплачиваемый выходной |
|
НВ |
Дополнительный неоплачиваемый выходной |
|
ЗБ |
Забастовка |
|
НН |
Невыясненная причина неявки |
|
РП |
Простой по вине работодателя |
|
НП |
Простой по не зависящим ни от кого причинам |
|
ВП |
Простой по вине работника |
|
НО |
Отстранение от работы (оплачиваемое) |
|
НБ |
Остранение без сохранения ЗП |
|
НЗ |
Приостановка работы при задержке ЗП |
ВАЖНО! Если работник выходит на работу в дни, объявленные президентом как нерабочие в связи с карантином по коронавирусу (30.03-03.04.2020), в табеле рекомендуется ставить код РВ с указанием отработанных часов.
Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (полный перечень — в приказе ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@):
|
2000 |
Трудовые выплаты (ЗП, вознаграждения) |
|
2010 |
Выплаты по гражданско-правовым договорам |
|
2012 |
Отпускные |
|
2300 |
Больничное пособие |
|
2530 |
Оплата в натуральной форме |
|
2760 |
Материальная помощь при увольнении и выходе на пенсию |
|
3020 |
Проценты по вкладам |
Эта статья интересна тем, у кого одновременно в разработке несколько проектов или государственных контрактов. Как правило, уникальные специалисты задействованы «параллельно» сразу по нескольким тематикам.Как «раскидать» имеющиеся трудовые ресурсы по проектам?
Да так, чтобы окончательно не запутаться. Чтобы не вышло так, что у одного сотрудника по первичным документам переработка 1,5 месячной нормы, у другого недобор, а заработная плата начислена каждому одинаково — за полный месяц работы…
А еще хорошо бы сразу оценить трудоемкость по категориям сотрудников. От этого зависит качество раздельного учета и стоимость работ.
Поможет удобный табель с раздельным учетом. Табель выполнен в виде электронной таблицы Excel, и позволяет вести учет рабочего времени небольшого коллектива из 100 сотрудников одновременно по шести проектам. Конечно, удобство — субъективный фактор, кому-то удобно так, кому-то иначе, но попробовать стоит.
Табель раздельного учета на 2021 и 2022 годы можно приобрести, или разобраться на примере табеля 2019 года и сделать самостоятельно.
Трудовой кодекс устанавливает сокращенную рабочую неделю для отдельных категорий персонала:
- работники в возрасте до 16 лет — 24 часа;
- работники в возрасте 16 – 17 лет, инвалиды I и II групп — 35 часов;
- работающие на вредных и опасных участках — 36 часов.
Чтобы определить, сколько такие люди должны работать ежедневно, разделите недельный фонд времени на количество рабочих дней. Так, например, для инвалидов при пятидневке дневная выработка составит 7 часов.
При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.
Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:
- Работающим неофициально.
- Устроенным по внешнему совместительству.
- Оформленных по гражданскому соглашению.
В данном разделе бланка отображаются следующие данные:
- Наименование фирмы.
- Коды ОКПО и ОКУД.
- Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
- Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
- Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.
В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.
В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.
Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.
Руководитель компании отвечает за установленный распорядок дня. Поэтому в его полномочиях – разработка инструкции по ведению первичного учета. Одной из форм первичного контроля является шаблон Т-13 или другой утвержденный шаблон на фирме для контроля трудовой деятельности персонала фирмы.
При разработке инструкции по оформлению бланка Т-13 нужно обратить внимание на такие моменты:
- Если компания крупная, нужно организовать фиксирование соблюдения распорядка дня по структурным отделам. То есть, каждый отдел ведет собственный контроль.
- Для этого в каждом филиале назначается ответственный человек за данный участок работы.
- Ответственные лица обязаны изучить значение кодов, используемые при фиксировании данных.
- Ответственное лицо обязано изучить порядок занесения данных в учетный бланк, чтобы правильно отмечать прибытие/пропуск, опоздание, причины нарушений и т.д.
- Ежедневно заносить записи в табель.
Табель учета рабочего времени на 2021 год
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
- Я — рабочий день,
- Н — неотработанный день.
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
- Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
- Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
- В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.
Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.
Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.
В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.
Нерабочие дни с 30 октября по 7 ноября: как оформлять, что учитывать бухгалтерам
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.
\n\n
Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13. Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.). Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).
\n\n\n
ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени. При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре. Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.
\n\n\n
Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.
\n\n
Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).
\n\n
Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе. В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы. Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».
\n\n
По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.
\n\n
Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).
\n\n
Образец заполнения табеля учета рабочего времени
Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13. Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.). Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).
ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени. При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре. Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.
Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.
Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).
Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе. В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы. Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».
По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.
Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).
В отделе продаж ООО «Лабиринт-2019» числится 5 сотрудников, включая руководителя. При заполнении табеля учета рабочего времени отдела за октябрь были учтены следующие данные.
Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.
Старшему менеджеру Сердюкову П.И. 28, 29 и 30 октября по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.
Референт отдела Чеботарева Н.Е. брала неделю (с 14 по 20 октября) в счет очередного оплачиваемого отпуска, однако во время отпуска заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 октября. В результате отпуск был продлен на 2 дня (21 и 22 октября).
Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком.
Водитель-экспедитор Дуганов Е.В. был в командировке четыре дня (с 1 по 4 октября), а в течение двух дней (8 и 9 октября) привлекался к сверхурочной работе. Кроме того, по производственной необходимости он работал в выходной день (12 октября), в связи с чем ему был предоставлен отгул (14 октября).
Ниже представлены образец титульной страницы и раздела «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12, заполненные на основании приведенных данных (по клику на картинке откроется полный размер изображения).
Руководители компаний Москвы и Подмосковья в локдаун с 28 октября по 7 ноября 2021 года могут вызывать на работу бухгалтеров или главбухов.
Согласно Указу мэра Москвы и постановлению губернатора Подмосковья, организации и ИП вправе вызывать на работу в период нерабочих дней работников, которые необходимы для обеспечения деятельности компании. Особое подчеркнули работников бухгалтерии, которые должны обеспечить начисление и выплату заработной платы.
Табель учета рабочего времени 2021
Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.
Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.
Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.
Приказ составляют в свободной форме, в него включают преамбулу и распорядительную часть. В преамбуле пишут основание и/или цель приказа. В данном случае можно, например, написать «С целью учёта рабочего времени», «Руководствуясь статьёй 91 ТК РФ» или включить обе эти формулировки.
В распорядительной части указывают ответственное лицо. В крупной организации целесообразно назначить несколько человек и закрепить за каждым определённое структурное подразделение. Директор также может указать лицо, ответственное за исполнение приказа, либо возложить контроль на себя. Заканчивается приказ подписью руководителя, а также ответственных лиц – они должны быть с ним ознакомлены.
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.
Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:
- Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
- Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.
В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.
В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.
В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:
- Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
- Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
- Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».
В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.
Если документ заполняется по подразделению с небольшим числом сотрудников, весьма вероятно, что код вида оплаты и счёт могут быть для всех одинаковыми. В таком случае их можно указать один раз – для этого оставлены строки в шапке таблицы, над графами 7-9.
В графах 10-13 нужно продублировать все неявки за месяц. Запись занимает 2 ячейки по горизонтали. Сначала вписывают код, а рядом – количество дней (часов) отсутствия на работе. Например, запись «ОТ 3 (24)» будет означать, что в течение месяца работник пропустил 3 полных трудовых дня (24 часа) по причине основного отпуска.
На этом заполнение табеля учёта рабочего времени закончено. Готовый бланк подписывает табельщик, руководитель организации или структурного подразделения.
Если отражение данных в табеле учёта рабочего времени вызывает затруднение, советуем посмотреть образец заполнения в конце статьи.
Т-12 чуть более сложная форма, так как в ней производится ещё и расчёт зарплаты. Для этого предназначены листы 3 и 4 – их заполняет бухгалтерия. На листе 1 перечисляются коды (обозначения в табеле) для обеих форм. Рабочее время в Т-12 отмечается на листе 2. Данные также вносятся в таблицу, но в ней больше колонок.
Графы 1-3 в табеле Т-12 такие же, как в форме Т-13. Далее есть небольшая разница в представлении данных – в Т-12 все календарные дни размещены в одну строку. Рабочее время за период с 1 по 15 число отражается в графе 4, за период с 16 по 31 – в графе 6. Графы 5 и 7 предназначены для указания итоговых данных за первую и вторую половины месяца.
В графах 8-13 отражаются данные за месяц:
- 8 – количество отработанных дней;
- 9 – общее количество часов, в том числе сверхурочных (графа 10), ночных (графа 11), выходных/праздничных (12), иных (графа 13).
В графе 14 нужно сделать подсчёт за месяц пропущенных дней и часов, а рядом – детализировать эти данные: в графе 15 указать причину каждой неявки в виде кода, в графе 16 – количество дней и часов. В графе 17 отражаются выходные и праздничные дни.