Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Список документов при приеме на работу 2022 памятка». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Список обязательной документации, которую необходимо предоставить при заключении трудового договора (ТД), указан в ст. 65 ТК РФ. В эту статью за последнее время несколько раз вносились изменения. Вот последний перечень необходимых документов при приеме на работу в 2021 году с учетом изменений законодательства:
- Удостоверение личности.
- Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности после перехода на ЭТК.
- Подтверждение регистрации в системе персонифицированного учета — форма АДИ-РЕГ. Эта форма заменила СНИЛС, но тем, у кого на руках старое свидетельство, менять его не надо — оно действует наравне с новым.
- Военнообязанные и призывники — удостоверение призывника или военный билет.
- Подтверждение образования и квалификации, если трудовые функции требуют специальных знаний, — дипломы, аттестаты, свидетельства о прохождении курсов, повышении квалификации.
Если соискатель трудоустраивается в первый раз в 2021 году, работодатель самостоятельно оформляет ему ЭТК и уведомление АДИ-РЕГ.
Прием на работу иностранных граждан в 2021 — 2022 годах (нюансы)
Работодатель вправе расширить список документов при приеме на работу и потребовать у соискателя предоставить дополнительные бумаги. Так, если будущая служба сопряжена с запретом допуска судимых или подвергавшихся уголовному преследованию или наказанию лиц, соискатель предъявляет справку о судимости или ее отсутствии.
Еще один документ, который часто запрашивают, — справка об отсутствии наказания за употребление психотропных и наркотических средств. Ее потребуют при трудоустройстве в качестве охранника или в транспортной сфере.
Часто работодатель требует принести свидетельство ИНН. Это требование необоснованно, поскольку в обязательные документы для трудоустройства на работу по ТК РФ законодатель его не включил. Тем более, вам не вправе отказать в приеме на работу без предъявления идентификационного номера.
Не относятся к обязательному перечню документов, необходимых для заключения трудового договора, такие бумаги:
- свидетельство о разводе или браке;
- о рождении детей;
- справки о предыдущих зарплатах;
- характеристики с прежних мест работы;
- справки о регистрации местожительства.
Прямым нарушением является требование сведений о членстве в партиях, религиозных организациях, политических пристрастиях, вероисповедании и других личных данных.
С учетом специфики будущей деятельности перечень, какие документы нужны для трудоустройства на работу, расширяется, и отдел кадров вправе затребовать:
- медицинскую книжку;
- заключение врачей о том, что противопоказания к работе отсутствуют;
- справки о прохождении медосмотра;
- удостоверение водителя.
Иностранцы и соискатели без гражданства обязательно предъявляют при приеме на работу:
- медицинский полис;
- разрешение работать или патент;
- разрешение на ВП или вид на жительство.
Если компания принимает в штат работника с инвалидностью, в список, какие документы нужны при устройстве на работу, включают еще один обязательный документ — программу реабилитации. Если инвалид отказывается предъявить ИПР, отказ оформляется письменно.
От будущего руководителя федерального ГУП потребуют справку о доходах его и супруги, детей.
Когда принимают на службу несовершеннолетнего до 14 лет, обязательно требуют разрешение его родителя или опекуна и органа опеки и попечительства. Помимо этого, требуют справку по форме № 086/у.
Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).
В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):
- работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
- на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
- на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
- лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.
Обратите внимание, что данный список является открытым.
Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).
С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.
В начале года кадровику надо собрать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки с сотрудников, которые в январе 2021:
- вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
- устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.
Перечень документов при приеме на работу
Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.
В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:
- в заявлении прошлого года указан конкретный налоговый период — календарный год;
- изменились обстоятельства получения вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.
А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).
В начале года кадровику надо собрать заявления на стандартные вычеты с сотрудников:
- указавших в заявлении прошлого года налоговый период — 2020 год;
- у которых изменились обстоятельства получения вычета;
- устроившихся к вам на работу в новом году.
С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.
«>В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).
Работодатель не обязан вносить изменения в утвержденный график отпусков при приеме новых работников, поскольку такой порядок трудовым законодательством не установлен, а отсутствие таких изменений не может являться основанием для привлечения к административной ответственности.
На практике этот вопрос решается двумя способами:
- никакие изменения в действующий график отпусков не вносятся, а новый работник при желании уйти в отпуск просто пишет заявление о предоставлении отпуска и согласовывает его с руководителем (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
- к действующему графику отпусков оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7 куда включаются сведения об отпусках новых работников. Приложение утверждается в том же порядке, что и график.
Вы можете закрепить выбранный вами способ в локальном правовом акте, но делать это не обязательно, так как это право, а не обязанность работодателя.
Включать в график отпусков новых сотрудников надо только в случае, если такой порядок установлен локальным актом вашей организации.
Привлекая для некоторых видов работ самозанятых, компания может сэкономить на НДФЛ и страховых взносах. Рассмотрим, когда это будет правомерно, и не несет рисков для организации.
После введения Налога на профессиональный доход (далее — НПД) у многих работодателей может возникнуть соблазн оформлять штатных или вновь принятых работников как самозанятых. Самозанятыми могут быть как физические лица без статуса ИП, так и ИП.
Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ (далее — Закон о самозанятых) устанавливает для работодателя обязанность уплачивать НДФЛ и страховые взносы в случае привлечения в качестве самозанятых своих действующих или бывших работников, с момента увольнения которых прошло менее двух лет (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона о самозанятых).
Таким образом, законом установлен прямой запрет на привлечение в качестве самозанятых исполнителей действующих или бывших сотрудников в течение двух лет с даты увольнения.
Компании заключают с самозанятыми исполнителями гражданско-правовые договоры подряда или возмездного оказания услуг в порядке, установленном ГК РФ, поэтому выводы судов о переквалификациигражданско-правового договора (далее — ГПД) в трудовой, можно применить и к отношениям с самозанятыми.
По мнению Верховного Суда РФ, сам по себе факт заключения между организацией и физическим лицом ГПД, еще не говорит об отсутствии трудовых отношений. В Определение № 66-КГ17-10 от 25.09.2017 Верховный Суд определил ключевые отличительные признаки ГПД от трудового. Для удобства приведем их в Таблице 1.
Таблица 1. Ключевые отличительные признаки ГПД от трудового договора
Сразу скажем, что в СЗВ-М включать самозанятых исполнителей по ГПД не нужно, т.к. ваша компания не является в отношении этих лиц страхователем (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 419 НК РФ.)
Напомним, что сведения о застрахованных физических лицах, работающих по ГПД, надо отражать в СЗВ-М за все периоды действия договора, независимо от подписания акта и оплаты.
Внутри компании организуйте документооборот так, чтобы информация обо всех сделках с физическими лицами, работающих по ГПД была у сотрудника ответственного за подготовку и сдачу СЗВ-М.
Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года
Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:
- теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
- время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
- уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
- не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
- не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
- подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
- взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
- компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
- определены два вида временной дистанционной работы:
- непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
- периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
- режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
- на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
- в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.
Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта, в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.
Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).
Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.
В начале года кадровику надо проверить условия трудовых договоров в части соответствия поправкам в ТК РФ об удаленной работе, при необходимости внесите в них изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.
Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:
- водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
- медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
- разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
- свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
- справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.
Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:
- ИНН – свидетельства регистрации гражданина как налогоплательщика;
- постоянной регистрации (прописки) в том регионе, где расположена организация работодателя.
Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.
Обязательные кадровые документы
Производственный календарь на 2021 год
Нерабочие дни в мае 2021 в табеле рабочего времени
Праздники в 2021 году. Как отдыхаем?
Как пройти аккредитацию медицинскому работнику
Трудовые отношения между работником и работодателем начинаются с документов, сопровождающих прием на работу. Каким будет оформление документов при приеме на работу в 2021 году, расскажем в нашей статье.
Документы при приёме на работу
Если вы наняли на работу военнообязанного, сообщите об этом в военные комиссариаты или органы местного самоуправления в течение двух недель.
Скачайте шаблон уведомления, заполните его и отправьте в военный комиссариат по прописке работника.
Это обязаны делать только ООО. А ИП могут не вести воинский учёт и не сообщать о найме военнообязанных.
Мы составили список документов, которые нужно хранить, если у вас есть хотя бы один сотрудник:
- Трудовой договор с подписью работника и дополнительные соглашения к нему, если есть.
- Приказ о приёме на работу.
- Трудовая книжка работника, приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек, книга учёта движения трудовых книжек.
- Медицинская книжка работника, если она нужна.
- График отпусков.
- Табель учёта рабочего времени.
- Личная карточка работника.
- Штатное расписание.
- Журнал инструктажа по охране труда, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа.
- Документы воинского учёта.
- Все приказы, которые вы издаёте: о предоставлении отпуска, о направлении в командировку и другие.
Возьмите за правило — хранить все документы, которые связаны с трудовыми отношениями. Оформили приказ на отпуск — сложили в папочку. Документы могут пригодиться, если возникнут споры с работником или трудовая инспекция придёт с проверкой.
Статья актуальна на
- Выбор способа ведения трудовой книжки: разъяснения ведомств
- Запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную трудовую книжку
- Комментарий к проекту порядка ведения и хранения трудовых книжек: чего ждать кадровикам?
С 16 июля 2021 года в паспорте РФ проставляют только по желанию гражданина следующие отметки:
- о регистрации и расторжении брака;
- о детях (гражданах РФ, не достигших 14 лет);
- о загранпаспортах;
- о ранее выданных общегражданских паспортах;
- о группе крови и резус-факторе (как ранее);
- об ИНН (как ранее).
Отметки о регистрации по месту жительства и снятии с регистрационного учета, а также о воинской повинности остались обязательными.
Расширяется перечень дорогостоящих видов лечения, по которым с 2021 года можно получить социальный вычет НДФЛ. Теперь в список входит, например, ортопедическое лечение зубов, лечение бесплодия методом ЭКО, паллиативная медицинская помощь и другие виды. Ограничение по размеру совокупного социального вычета на лечение сохранили на прежнем уровне — не более 120 000 рублей за год.
«Получить социальные вычеты можно не только за медуслуги, но и за назначенные врачом лекарства, и за страховые взносы на полис ДМС. Чтобы получить налоговый вычет в ФНС, например, за 2020 год, нужно в 2021 году заполнить декларацию по форме 3-НДФЛ и представить документы, подтверждающие доход, факт уплаты НДФЛ и медицинские расходы. Это можно сделать в личном кабинете на сайте ФНС. Социальный налоговый вычет можно получать также у работодателя, в том же году, в котором произведены соответствующие расходы», — отмечает Ирина Мазаева.
Напоминаем, что сдать вы его должны до 15 февраля. Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п утверждает единый порядок сдачи отчетности.
|
Совет Если вы приняли или уволили кого-то с работы — отчитаться надо не позднее следующего рабочего дня. Если изменений в штатной структуре не было — нулевой отчет не сдается. |
Какие сведения войдут в отчет за январь:
- о заявлениях на форму трудовой книжки в январе 2021, если работники не написали их в 2020 году;
- о тех работниках, по которым вы ни разу за 2020 год не передавали данные в ПФР (по состоянию на 1.01.2020 г);
- о переводах, которые оформлены в январе 2021.
Проверьте себя и уточните сроки сдачи кадровой отчетности в 2021 году.
С 1.01 2021 сможете оформлять удаленку в чрезвычайных обстоятельствах — такие изменения внесли в ТК 2021. В данной ситуации обязательно не согласие работника, а локальный акт. В нем вы пропишете обоснование удаленки и распишете регламент работы. Тем, для кого удаленный режим не применим, оформляйте простой с оплатой ⅔ ставки.
С нового года применяется постоянная и временная удаленка, также возможен комбинированный режим. Вводятся два основания для увольнения дистанционного работника:
- невозможность продолжать работу по объективным причинам (переезд в другую местность);
- работник не выходит на связь больше 2 дней.
|
Важно! ТК в 2021 году прямо запрещает вводить дополнительные основания для увольнения дистанционного работника и уменьшать ему зарплату |
Об изменениях в Трудовом кодексе относительно дистанционной работы читайте подробнее здесь.
Здесь тоже внесены изменения — утвердили право работодателя устанавливать любую форму общения, которая удобна обеим сторонам. Основное внимание уделите тому, чтобы впоследствии вы смогли доказать, что отправляли работнику корреспонденцию, и он ее получил.
Упростили правила использования электронной подписи — усиленная квалифицированная ЭП применяется только при оформлении допсоглашений и договоров. В остальных случаях можно использовать простую ЭП.
Разработайте ЛНА о переводе на временную удаленную работу в исключительных ситуациях и согласуйте его с профсоюзом. Официально установлено разрешение оформлять перевод работника на удаленную работу дополнительным соглашением к трудовому договору. Внесите в ЛНА способы взаимодействия с удаленными работниками:
- колдоговоре;
- трудовом договоре или допсоглашении к нему.
|
Совет Трудовой договор на бумаге направляйте удаленному сотруднику, если он об этом попросит |
Подробнее об оформлении удаленного работника и разработке ЛНА о временной дистанционной работе читайте в этой статье.
- При приеме на работу будущий сотрудник обязательно предъявляет работодателю паспорт, СНИЛС и трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности).
- Дополнительные документы при приеме на работу: военный билет (для военнообязанных), медицинская книжка, документ об образовании и другие.
- Работодатель при приеме на работу оформляет комплект документов: трудовой договор, приказ о приеме на работу, личную карточку, форму СЗВ-ТД для ПФР и др.
Для того чтобы принять сотрудника на работу, организации необходимо запросить у него следующие документы:
-
Паспорт гражданина;
-
Трудовая книжка. В случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая трудовая книжка;
-
Свидетельство о присвоении ИНН;
-
СНИЛС – страховое свидетельство – зеленая карточка ИНН. Если его также не было – необходимо, чтобы сотрудник его получил в ФНС;
-
Документы об образовании;
-
Документ воинского учета, в случае если гражданин является военнообязанным;
-
Медицинская справка.
Прежде чем принять сотрудника, в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское обследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ.
Медицинская справка необходима в случае принятия на работу несовершеннолетнего, а также в случае работы в сфере общепита и пищевой промышленности.
Так, например, предусмотрено обязательное прохождение медицинской комиссии для работников, контактирующих с пищевой продукцией, медицинского персонала.
Рассмотрим действия бухгалтера при приеме сотрудника на работу.
Шаг 1. Заявление на работу
Шаг 2. Заключение трудового договора с сотрудником
Шаг 3. Регистрация трудового договора в журнале
Шаг 4. Приказ о приеме на работу
Шаг 5. Ознакомление сотрудника с его должностными обязанностями
Шаг 6. Заполнение трудовой книжки
Шаг 7. Регистрация трудовой книжки в книге учета трудовых книжек
Шаг 8. Заполнение личной карточки
Шаг 9. Учет рабочего времени
Шаг 10. Обязательная регистрация в ПФР, ФОМС и ФСС в качестве работодателя
Основанием для приема на работу является написание сотрудником заявления о приеме на работу.
Однако стоит заметить, что в настоящее время заявление не является обязательным документом при трудоустройстве, можно обойтись и без него.
Это следует из того, что основанием для возникновения между сотрудником и работодателем трудовых отношений как раз является трудовой договор.
На основании трудового договора уже будут формироваться приказ о приеме на работу и другие кадровые документы.
Основанием для установления трудовых отношений между работодателем и работником является заключение с ним трудового или гражданского договора в письменном виде и закрепление договора печатями и подписями с обеих сторон.
Если с сотрудником заключается трудовой договор, то он включается в штат предприятия.
Если с сотрудником заключается гражданский договор, то работник будет работать вне штата без оплаты отпусков и больничных.
Большинство предприятий нанимает персонал по трудовой книжке с заключением срочного или бессрочного трудового договора.
Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах – один остается у работника, другой у работодателя. Экземпляр работодателя в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника.
Документы, оформляемые при приеме на работу в 2021 году
Все условия трудового договора не должны противоречить трудовому законодательству.
Контракт с работником, принимаемым в штат, должен содержать все существенные условия труда.
Обязательными для внесения в трудовой договор являются следующие условия:
1) место работы (наименование работодателя) (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
2) работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
3) дата начала работы, а при заключении срочного трудового договора также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения такого договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ (абз. 4 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
По срочному соглашению сотрудник привлекается к работе на определенный период с указанием даты увольнения.
В случае, если после завершения контракта сотрудник все еще работает, то такой контракт переводится в бессрочный.
Трудовой договор, срок действия которого не указан, считается заключенным на неопределенный срок. В этом случае считается, что сотрудник принят на работу на постоянной основе (ч. 3 ст. 58 ТК РФ);
4) условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
5) режим рабочего времени и времени (абз. 6 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
6) гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на подобную работу, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (абз. 7 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
7) условия труда на рабочем месте (абз. 9 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
8) условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (например, характер работы может быть разъездным или пути) (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
9) условие об обязательном социальном страховании работника (абз. 10 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
10) другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством (абз. 11 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Если при поступлении предусмотрен испытательный срок, информация об этом должна быть зафиксирована в трудовом договоре с указанием срока испытания.
Согласно ТК РФ испытательный срок не может превышать 3 месяца, а принять на работу руководящего работника можно с испытательным сроком 6 месяцев.
Также, помимо заключения трудового договора, возможно заключение договора о неразглашении коммерческой тайны предприятия и договора полной или частичной материальной ответственности (такой договор чаще всего заключается с работниками склада и прочими ответственными лицами).
Так, порядок, принятый в организации, может предусматривать ознакомление под подпись с внутренними нормативными актами: правилами трудового распорядка, регламентами и положениями.
Эту процедуру следует провести до подписания трудового договора с работником (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
В частности, обязательными для ознакомления являются следующие документы:
-
правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);
-
правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);
-
правила и инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ).
Факт ознакомления с локальными нормативными актами подтверждается подписью работника на листе ознакомления с указанием фамилии, имени, отчества, даты ознакомления и проставления личной подписи.
Локальный нормативный акт вместе с листом ознакомления нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.
Эти бумаги обычно вручают для прочтения и подписания в процессе приема на работу, а листы ознакомления с ними вкладывают в личное дело сотрудника.
После того, как был составлен трудовой договор с сотрудником или же несколько договоров – к примеру, еще договор материальной ответственности, номера и даты этих договоров указываются в журнале учета.
Как правило, в таком журнале отражаются дата и номер заключенного трудового договора, фамилия, имя, отчество работника, структурное подразделение, в котором он работает, занимаемая должность, вид и характер работы, а также срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров).
После получения всех своих копий документов – сотрудник расписывается в соответствующей графе – для того, чтобы в последствии, организация имела возможность доказать, что этот трудовой договор действительно выдавался сотруднику на руки.
Если работодатель потребует, дистанционный работник обязан выслать ему заверенные нотариусом копии документов, которые он предъявил при трудоустройстве, заказным письмом с уведомлением о вручении (статья 312.2 ТК РФ).
Работодателям разрешено не оформлять трудовую книжку дистанционному работнику. В этом случае роль документа о трудовой деятельности и стаже сыграет экземпляр трудового договора.
Если соглашение о дистанционной работе оформляется лицом, впервые заключающим трудовой договор, то работник получает СНИЛС (АДИ-РЕГ) самостоятельно.
Сотрудник, которого принимают по совместительству, предъявляет следующий пакет документов при приеме на работу для отдела кадров (статья 283 ТК РФ):
- паспорт;
- диплом;
- справка об условиях труда по основному месту (если принимается по совместительству на работу с вредными или опасными условиями труда).
Все о правилах приема на работу
Иностранные граждане предъявляют следующие документы для оформления на работу (кроме бумаг, указанных в статье 65 ТК РФ:
- полис медицинского страхования;
- разрешение на труд или патент;
- разрешение на временное проживание или вид на жительство.
Для осуществления трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненной к ним местности основной список, какие документы нужны для устройства на работу (статья 65 ТК РФ), дополняется медицинским заключением об отсутствии соответствующих противопоказаний (статья 324 ТК РФ).
При приеме на государственную службу необходимо представить:
- заявление;
- анкету;
- паспорт;
- трудовую книжку;
- СНИЛС (АДИ-РЕГ);
- ИНН;
- военный билет или приписное свидетельство;
- диплом;
- сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.
Несмотря на то что необходимость представления ИНН при приеме на ту или иную должность законодательно не закреплена (за исключением отдельных категорий работников, в частности, госслужащих), некоторые работодатели требуют этот документ. С одной стороны, поскольку документы, предъявляемые при приеме на работу, регламентированы законом, их действия неправомерны. С другой — неправильно начинать трудовую деятельность с конфликтов, тем более что ИНН изготавливается достаточно быстро.
По поводу регистрации по месту жительства тоже много спорных суждений. С одной стороны, каждый, кто законно находится на территории РФ, вправе свободно передвигаться, выбирать место пребывания и жительства. Кроме того, какая-либо дискриминация запрещена, в том числе отказ в трудоустройстве на основании отсутствия регистрации. С другой стороны, если жилье находится не в собственности, необходимо в срок до 90 дней обратиться в органы регистрационного учета по месту временного проживания для постановки на учет.
Первым делом необходимо четко обозначить, что совокупность документов, которые работник должен предоставить работодателю, является его персональными данными, и относительно их обработки существуют некоторые правила.
Гл. 14 Трудового кодекса РФ определено, что работодателем должен быть составлен документ, которым устанавливается порядок обработки личных данных трудоустраиваемых, их обязанности и права в рассматриваемой отрасли. А также проведено ознакомление каждого из них с данным актом под роспись.
После того, как такой документ будет работником подписан, работодатель вправе, в соответствии со ст. 6 вышеуказанного Закона, обрабатывать личные сведения сотрудника без наличия на то разрешения от последнего.
Какие документы нужны при приеме на работу?
Исчерпывающий перечень определен в статье 32 Трудового кодекса. Работодатель не вправе требовать документы, не предусмотренные указанной статьей, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
Вместе с тем, запрет на предоставление дополнительных документов, подтверждающих квалификацию, опыт работы и иные сведения о соискателе, также не предусматривается. Например, достаточно часто компании запрашивают резюме, рекомендательные письма, портфолио, которые могут предоставляться соискателем по его согласию. Другое дело, что отсутствие или непредоставление дополнительных документов не может являться основанием для отказа в трудоустройстве.
Перечень обязательных документов:
1. Документ, удостоверяющий личность.
Граждане предоставляют удостоверение личности гражданина Республики Казахстан или паспорт гражданина Республики Казахстан. Граждане, не достигшие 16-летнего возраста, — свидетельство о рождении.
Для трудоустройства в сфере образования, воспитания, организации отдыха и оздоровления, физической культуры и спорта, медицинского обеспечения, оказания социальных услуг, культуры и искусства с участием несовершеннолетних лицо представляет справку о наличии либо отсутствии сведений о совершении уголовного правонарушения: убийство, умышленное причинение вреда здоровью, против здоровья населения и нравственности, половой неприкосновенности, экстремистские или террористические преступления, торговлю людьми.
При поступлении на гражданскую службу или трудоустройстве в организацию, являющуюся субъектом квазигосударственного сектора, лицо представляет справку о наличии либо отсутствии сведений о совершении коррупционного преступления.
Для заключения трудового договора работодатель вправе затребовать дополнительные документы, не предусмотренные пунктом 1 статьи 32 ТК РК, в случае, если это предусмотрено законами и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
Например, документ воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу).
В соответствии с пунктом 72 Правил воинского учета военнообязанных и призывников, утвержденных Приказом Министра обороны Республики Казахстан от 24 января 2017 года № 28, для осуществления воинского учета юридическими лицами приказом первого руководителя назначаются лица, ответственные за ведение воинского учета, на которых возлагаются:
1) Проверка при приеме на работу (учебу) наличия у военнообязанных военных билетов или временных удостоверений, а у призывников – удостоверений о приписке. В случае необходимости их изъятия, гражданам выдается расписка.
Согласно статьи 28 ТК РК, в трудовом договоре должен быть указан адрес постоянного места жительства и сведения о регистрации по месту жительства работника.
Процедуры, связанные с регистрацией граждан по месту жительства, регламентированы Законом РК «О миграции населения» и Правилами регистрации внутренних мигрантов, утвержденными Постановлением Правительства Республики Казахстан от 1 декабря 2011 года № 1427.
В соответствии с пунктом 10 Правил, подтверждением адреса регистрации физического лица являются сведения об адресе, внесенные в государственную базу данных «Физические лица» и передаваемые на веб-портал «электронного правительства». То есть, гражданин может лично проверить место своей прописки в личном кабинете на портале egov.kz или через приложение eGov mobile.
Такой вопрос часто возникает в отношении дипломов, трудовых книжек и военных билетов.
В соответствии с пунктом 7 статьи 32 ТК РК, допускается хранение подлинников документов работодателем либо их временное оставление у работодателя для выполнения установленных законодательством процедур. Однако это возможно только по согласию работника и в этом случае работодатель должен выдать ему письменное обязательство об их возврате.
В остальных случаях соискатель предоставляет в кадровую службу копии документов и оригиналы для сверки либо инспектор кадровой службы самостоятельно снимает копии с оригиналов в его присутствии.
Перечень документов при трудоустройстве на работу невелик. Подробно об этом говориться в статье 65 ТК РФ, а мы лишь прокомментируем отдельные ее разделы, для лучшего понимания.
| Наименование | Комментарии |
| Паспорт, а также другой документ, который выдан государственным органом и может подтвердить вашу личность. | В первую очередь, конечно, нужно предъявить паспорт гражданина. Если этого документа на руках нет, можно предъявить другую бумагу, подтверждающую вашу личность (например, загранпаспорт или водительские права). Нужна ли регистрация по месту жительства? Если соискатель не является иностранцем и не имеет адреса постоянной регистрации, то работодатель не может отказать ему в устройстве на работу. Однако, чаще всего попытка трудоустройства без этой отметки в паспорте закончить неудачей. Работодатель найдет массу неочевидных причин для мотивированного отказа. В какой-то мере его можно будет понять. Человек не привязанный к конкретному месту может стать проблемой для предприятия. А если должность связана с материальной ответственностью, то стать частью нового трудового коллектива вам не «светит» точно. |
| Трудовая книжка | Согласно трудовому законодательству, если человек отработал в организации более пяти дней, у него должна быть трудовая книжка, а в ней, в свою очередь, должна быть запись о трудоустройстве на предприятии. Однако, если соискатель устраивается на должность по совместительству, то работодатель может и не требовать наличия этого документа. Если же трудящийся устраивается на первое место работы, то ему достаточно принести незаполненную книжку, а всю необходимую информацию внесет сотрудник кадровой службы. Если вдруг новый сотрудник заявил при приеме на работу о потери трудовой, или ее состояние оставляет желать лучшего, то кадровику предприятия придется заниматься оформлением новой книжки. Однако, предварительно сотрудник должен написать заявление об этом и указать причины произошедшего. |
| СНИЛС | Для поступления на работу СНЛС точно нужен. Документ, со ссылкой на номер персонального счета налогоплательщика. |
| Документы воинского учета | Обязаны предъявлять все военнообязанные мужчины (находящиеся в рамках призывного возраста). Человеку, не прошедшему службу, необходимо предъявить удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Если соискатель уже отслужил и в настоящее время находиться в запасе (или не годен к военной службе), то он должен предъявить военный билет или временное удостоверенное, выданное взамен него. |
| Дипломы и иные бумаги, подтверждающие уровень образования | Подтверждающие наличие образования, прохождение курсов повышения квалификации и т.п. Такого типа документы работодатель может потребовать, если исполнение должностных обязанностей подразумевает наличие специальной подготовки. |
| Справка о судимости | Определенные государственные учреждения не могут принять на службу человека, осужденного за совершения тех, либо иных преступлений. При оформлении и для трудоустройства в такие организации кадровик точно затребует справку об отсутствия судимости, которую соискатель должен будет получить в соответствующих органах |
| Справка о том, что вы не привлекались к административной ответственность за употребление запрещенных веществ | Опять же, данную справку запросят для приема на вакантную должность только в тех организациях, в которые прием соискателей, замеченных в употреблении такого рода веществ, запрещен на законодательном уровне. |
Работодатель может запросить и другие бумаги. Главное, чтобы его требования коррелировались с нормативными актами, утвержденными правительственным аппаратом. Все необходимые документы для принятия и оформления на работу для официального трудоустройства (список), закреплены трудовым законодательством, а именно статьей 65 Трудового кодекса. Документы, не отраженные в этом перечне, организация требовать не вправе..
В одном из пунктов статьи 65 Трудового кодекса указано, что, если возлагаемые на сотрудника должностные обязанности требуют наличия особой подготовки, стабильного состояния физического здоровья и учета иных факторов, которые можно зафиксировать документально, работодатель может затребовать предоставления дополнительных документов. Однако о том, что предприятие может затребовать такие бумаги должно быть закреплено на законодательном уровне.
- Медкнижка. Составляется органами санэпидемнадзора и нужен только работникам определенных сфер (например, сотрудникам общепита, здравоохранения, среднего и высшего образования и т.д.). Соответственно, если соискатель устраивается на работу в одну из сфер, требующую наличия медицинской книжки, при условии отсутствия документа, ему может быть отказано в трудоустройстве. (Приказом Роспотребнадзора № 402);
- Медицинская справка, медицинские осмотры – врач фиксирует отсутствие физических ограничений и пригодность к исполнению поставленных перед соискателем трудовых задач (Приказ Минздравсоцразвития России №302н);
- Водительские права – подтверждающие право на управление транспортным средством той или иной категории.
- В том случае, если соискатель является инвалидом, кадровик должен запросить у него помимо общеобязательных документов еще один – программу реабилитации. Эта бумага содержит информацию о комплексе реабилитационных мероприятий, оптимальных для человека, которому она была предоставлена (Приказом Минздравсоцразвития России № 287).
- Если же соискатель претендует на управление федеральным государственным унитарным предприятием, то ему дополнительно нужно будет предоставлять ответственному сотруднику справку о доходах его семьи.
- Если вдруг соискатель не достиг четырнадцатилетнего возраста, работодатель обязан потребовать предоставить письменное разрешение, составленное его родителями. Также необходимо потребовать у несовершеннолетнего справку по форме №086/у. Без этих документов устроиться на работу несовершеннолетнему невозможно.
- Если человек устраивается на госслужбу или если это зафиксировано в локальных нормативных актах организации, наниматель может затребовать у сотрудника заявление о приеме на работу. Коммерческие организации не вправе требовать от соискателя такую бумагу, что не мешает им этого делать в ежедневной практике.
- Автобиография – своеобразная история вашей жизни, описанная в определенной последовательности. Опять же, для того, чтобы устроиться на государственную службу вам обязательно придется потратить немного времени на ее написание. Ведь требование этого документа закреплено в подведомственных актах большинство госучреждений страны.
- Анкета на работу. Документ, посредством которой соискатель сможет представить ту информацию, которая интересует работодателя. Во многих государственных учреждениях такой документ является обязательным (входит в пакет документов), в коммерческих организациях – нет.
- Прием на работу
- Оплата труда
- Отпуск
- Увольнение
- Кадровые
- Государственные
- Производственные
- Отраслевые
- Персональные
- Управление и учет