Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Из чего состоит номенклатура дел». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Она устанавливает примерный состав дел, их индексы и сроки хранения. При использовании примерной номенклатуры дел в номенклатуре дел конкретной организации может быть изменено количество дел, составлено несколько заголовков вместо одного или, наоборот, несколько примерных заголовков дел с одинаковыми сроками хранения объединены в один.
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Необходимость номенклатуры дел
Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.
Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени).
Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.
В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.
В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну.
Номенклатура дел представляет собой таблицу, формы которой приведены в приложениях 7 (основной документ) и 8 (составляемый структурным подразделением) к Основным правилам работы архивов. Различия между этими формами заключаются в их наименованиях и наборе подписей.
Как правило, в дело подшиваются документы за один делопроизводственный (календарный) год, но есть и «переходящие» дела, в которых документы подшиты в течение нескольких лет.
Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.
Разбивка номенклатуры на разделы обычно соответствует набору структурных подразделений (штатному расписанию), располагающихся в таблице в порядке убывания значимости. Небольшие фирмы могут составлять как единый список (без выделения разделов), так и делать группировку по обобщенным наименованиям подразделений.
Перед утверждением номенклатуру дел согласовывают с сотрудником собственной архивной службы и экспертной комиссией (ЭК), на которую возлагаются функции по оценке значимости документов, а при сдаче в госархив — с его экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Согласованный документ утверждается руководителем организации и вводится в действие приказом по ней.
Номенклатура дел в 2020 году в обязательном порядке должна оформляться в государственных учреждениях. Также это требование относится к коммерческим организациям, которые сдают документацию в государственные архивы. Остальные субъекты хозяйствования имеют право не разрабатывать номенклатуру дел.
Выбор схемы построения номенклатуры дел должен основываться на учете организационно-структурного построения аппарата учреждения или выполняемых им функций. В номенклатуре дел, построенной по структурному типу, наименованиями разделов и подразделов являются названия структурных подразделений организации, которые располагаются согласно утвержденной структуре учреждения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации и ее структурных подразделений.
Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т. е. формировать собственные архивы. Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации и ее структурных подразделений.
Номенклатура дел — это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения. Перечень таких дел, составленный по определенной форме, и есть их номенклатура (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Чтобы оперативно можно было найти тот или иной документ, проследить его исполнение, то есть для эффективной работы с документами их необходимо систематизировать и правильно хранить.
Обязательно ли составлять номенклатуру дел?
Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.
При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.
Электронные документы систематизируются в СЭД в соответствии с разработанной номенклатурой дел организации. Их индексация проводится тем же способом, что и индексация бумажных дел.
По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года.
Какие дела включать в номенклатуру
Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, а также перечни документов, подлежащих приему на государственное хранение. Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».
Для их систематизации используется номенклатура дел, она позволяет «разложить по полочкам» исполненные документы и значительно облегчить их использование. Что такое номенклатура дел? Обязательно ли ее вести? Каких правил нужно придерживаться при составлении? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.
Если в нормативных документах не указаны конкретные сроки хранения документов, ответственному лицу необходимо поискать нужные сведения в ведомственных перечнях. Если и там не удастся найти требуемую информацию, срок хранения придется определять экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения.
Ежедневно во всех организациях создается большое количество разнообразных документов, имеющих как практическое, так и историческое значение.
Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно. Так что же такое «номенклатура дел»?
В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.
Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Новая номенклатура потребуется и при изменении функций и структуры организации, ведь это серьезно меняет состав документов.
Обеспечивая потребности текущего делопроизводства, номенклатура дел, таким образом, выполняет и еще одну важнейшую функцию ― формирование архивного фонда учреждения.
Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (секретариат, канцелярию и пр.).
В заголовках дел, содержащих переписку, указываются название корреспондента и вопрос, по которому она ведется. Например, «Переписка с ВНИИДАД по вопросам методической работы». Если корреспондентов несколько, то в заголовке они не указываются.
При этом и типовые, и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
Утверждаем и вводим в действие
Вы также можете воспользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Типовая номенклатура дел разрабатывается государственными органами, возглавляющими те или иные отрасли деятельности. Следовательно, такая номенклатура дел является нормативным документом и устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций.
К процедуре составления номенклатуры дел необходимо привлекать руководителей и ведущих специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состава документов. Негосударственным организациям методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.
Образец составления номенклатуры дел
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
Именно номенклатура дел помогает правильно организовать хранение документов во время делопроизводства, а также при подготовке их к архивному хранению. Для переходящих из предыдущего года дел индексы сохраняются. Как правило, к переходящим относятся малообъемные, копийные дела, например планово-отчетная документация отдела или копии нормативных документов, регламентирующих деятельность структурного подразделения (Положение об отделе, должностные инструкции (регламенты) сотрудников и т. п.).