Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила ведения личных дел работников». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).
Личная карточка работника заполняется на основании документов, предъявляемых работником при трудоустройстве, и документов, изданных работодателем в отношении этого работника.
Личное дело: что это такое и зачем вести
Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.
Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива.
В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.
Согласие на обработку персональных данных дается в письменной форме. Оно должно быть конкретным, информированным и сознательным. Обязанность представить доказательство получения согласия на обработку данных возлагается на работодателя.
Документы для личного дела работника и его формирование
На копиях приказов по личному составу (о приеме, переводе, поощрении, увольнении) ставят заверительную надпись, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 (см. пример 1).
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Можно в любой момент обратиться к полной документации о сотруднике, прояснить любой вопрос, обработать любой запрос извне (от банка, кредитующего сотрудника, от консульства, в которое он обратился за оформлением визы, от медицинского учреждения и пр.) Имея доступ к копиям документов сотрудника, можно в том числе назначить ему льготы или дополнительные выплаты, если для этого есть основание.
Как правило, все документы в личном деле подшиваются в скоросшиватель либо хранятся в папке на завязках, при этом они должны располагаться в последовательности, установленной инструкцией.
Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным.
Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать? Как их хранить и сколько?
Работа по созданию, систематизации и хранению личных дел сотрудников, как правило, ложится на плечи кадровой службы.
В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации.
Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!
Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом.
Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!
Возмещение трат сотрудников на организацию иногда оборачивается настоящим квестом. Лучше выплатить компенсацию или выкупить имущество? Надо ли пробивать чек при покупке? А если работник — это собственник? Отвечаю на самые популярные вопросы.
Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.
То есть личная карточка содержит практически все сведения, которые могут пригодиться в ходе работы кадровику или бухгалтерии. Поэтому многие работодатели ограничиваются ведением этой формы, в которую просто вкладывают копии документов. Не указывая при этом во внутренних документах, что на предприятии необходимо формировать личные дела и не регламентируя порядок их ведения.
В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.
Это надо знать. Личное дело — это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Состав документов, помещаемых в личное дело, также носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле: «документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления» .
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании).
Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.
Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д.
Обязательно ли вести личные дела работников?
Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником.
Личные дела работников — правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики. Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить?
Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.
Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
На основе этого документа разработано и введено в действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно п. 15 Положения на ГУК ФТС возложено ведение личных дел сотрудников службы.
Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.
В федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» сказано, что обрабатывать и хранить данные специалиста можно только при соблюдении трех основных условий:
- Получено письменное согласие работника с его личной подписью.
- В согласии четко и конкретно прописаны цели обработки и хранения.
- Данные, содержащиеся в личном деле, не избыточны по отношению к этим целям.
Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей.
После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.
Специалист кадровой службы, ответственный за ведение личных дел, обязан своевременно вносить копии документов об изменении в служебном положении или биографических данных работника.
Ответственность за ведение личных дел
Лучше всего будет скачать бланк и образец личного дела работника и заполнить его в соответствии с правилами.
В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.
Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность.