Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как открыть вкладыш в трудовую книжку». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Его нельзя приклеивать, закреплять скрепками, металлическими скобами и пользоваться прочим материалом. Он подшивается к внутренней стороне обложки трудовой, точнее – между обложкой и последней страницей книжки.
Принимаем новых работников. Не все помнят, вручалось ли им на прошлой работе уведомление о переходе на электронные трудовые книжки. Беспамятным вручать?
Принимаем на работу работника. Бывший работодатель задерживает его трудовую книжку (у работника привычная бумажная версия трудовой книжки). Мы согласны взять его без трудовой книжки.
Заполнение вкладыша в трудовую книжку
Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий. Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях.
Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:
- На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа. Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
- Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш. Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
- Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.
В случае, если необходимо внести новые записи в один из разделов трудовой книжки, а все графы заполнены, оформляют вкладыш (п. 38 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 № 225).
Вкладыш – это дополнение к трудовой книжке, которое вкладывается в нее при заполнении всех страниц одного из разделов документа. Обычно вкладыш необходим для продолжения внесения записей в раздел сведений о работе. При частой смене организаций либо при многочисленных переводах в пределах одной организации страницы этого раздела заполняются быстрее всего.
Форма рассматриваемого бланка устанавливается Приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» и должна строго ему соответствовать.
Выдача вкладыша в трудовую книжку
Мне поручили кадровую работу и трудовые книжки. Обнаружила, что до меня ошибки в трудовой книжке исправляли путем зачеркивания и штрих-корректором. Их немного, но такие исправления есть. Работники еще не уволены.
Если будут допущены ошибки, документ посчитают испорченным. Поэтому стоит ознакомиться с правилами заполнения вкладышей.
Остановимся на особенностях нумерации страниц вкладыша и записей в нем, а также проставлении соответствующего штампа о его оформлении.
Как правильно провести выдачу вкладыша в трудовую книжку
Изучим то, каким образом он может быть решен. Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку? Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?
Далее работнику предлагают поставить свою подпись. В завершение кадровый сотрудник заверяет документ своей подписью и ставит печать нанимателя.
При увольнении мне выдали вкладыш к трудовой книжке. В самой книжке указано средне техническое образование, но за время работы я получила высшее образование. Должны ли были мне во вкладыше написать о высшем образовании, или первый лист оформляется сотого по первому листу самой книжки ?
Каждый официально трудоустроенный человек имеет трудовую книжку, в которой указывается весь его трудовой стаж. Благодаря этой системе, работодатель может наглядно увидеть, в каких сферах деятельности работал соискатель, а так же какой уровень опыта он имеет. Сама трудовая книжка представляет собой небольшой документ, похожий на паспорт.
Книга учета трудовых книжек и вкладышей
О необходимых записях во вкладыше в трудовую книжку также скажет его утвержденный образец. В нем должны быть указаны сведения о владельце:
- ФИО полностью (все в отдельных соответствующих графах);
- число, месяц и год рождения;
- полученное образование и специальность;
- день, месяц и год заполнения;
- подписи владельца и ответственного должностного лица (от имени работодателя).
Недопустимо, чтобы вкладыш просто лежал в трудовой книжке. Он становится действительным только в том случае, если являет собой одно целое с основным документом. Обычно вкладыш вшивается после последней страницы трудовой книжки. Вшивая вкладыш, необходимо использовать пять проколов – меньшее количество является ненадежным.
Вкладыш должен быть подшит к трудовой книжке и зарегистрирован на её титульном листе. Только после этого документ считается действительным.
Где взять вкладыш в трудовую книжку? Вкладыш может быть оформлен на работе после заявления сотрудника. Так же вкладыш можно приобрести в книжном магазине или в специализированном киоске.
Вкладыш должен быть подшит к трудовой книжке и зарегистрирован на её титульном листе. Только после этого документ считается действительным.
Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную в приложении № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.
Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.
Чтобы понять, где взять вкладыш и кто должен его покупать, т.е. оплачивать, знайте что наличие записи в трудовой – это ответственность работодателя. Поэтому трудоустраивающемуся нет нужды проявлять беспокойство, суетливость в отношении необходимости вкладыша, а также — переживать по этому поводу.
При внесении любых записей во вкладыши трудовых книжек, казалось бы, проблемных моментов возникать не должно, поскольку Правилами установлено: вкладыш заполняется абсолютно аналогично заполнению трудовой книжки. Но все же давайте остановимся на вопросах оформления вкладыша, которые часто возникают у кадровиков.
Бывают ситуации, когда при заведении нового вкладыша кадровик (или иной сотрудник нанимателя) допускает ошибку. Вносить исправления нельзя, и такой вкладыш должен быть утилизирован по соответствующему акту. Электронные трудовые книжки — 2020. Всё про сведения о трудовой деятельности в электронном виде, СЗВ-ТД, СТД-Р.
Поступление и расход бланков отражают в приходно-расходной книге, журнале учета движения трудовых книжек. Первый журнал ведет бухгалтерия, второй – кадровое подразделение нанимателя.
Если в трудовой книжке закончились страницы для заполнения, то для неё можно приобрести вкладыш. В данной статье способы оформления вкладыша и места для его приобретения.
Все записи в трудовой книжке идут строго по порядку. По этому, при заполнении разделов во вкладыше, необходимо продолжать нумерацию с последней записи в основном документе.
При заполнении вкладыша нумерация записей в нем должна продолжать порядковые номера в трудовой книжке.
При заполнении всего свободного пространства в любом из разделов основного документа работника осуществляется выдача вкладыша в трудовую книжку. Он выдается при невозможности внести запись о деятельности или награждениях работника по причине отсутствия свободного места. При этом важно иметь в виду, что он – лишь дополнение книжки и сам по себе не является документом.
Однако, во вкладыше сведения могут быть более актуальными. Например, изменилась фамилия в связи с замужеством. Работник приобрёл высшее образование, повысил разряд и т.п. нужно обязательно идентифицировать сведения в документах. Если на титульном листе не отражена новая фамилия работника – её недопустимо указывать во вкладыше без изменения в трудовой.
Что делать, если утерян вкладыш для трудовой книжки? Данная ситуация не предусмотрена ни в одном нормативном акте, так как вкладыш практически сразу вшивается и потерять его сложно. Тем не менее, если такая ситуация произошла, то следует попросить сотрудника написать объяснительную по поводу потери вкладыша. Затем необходимо издать указ о выдаче нового вкладыша и продолжать ведение записей в нем.
Работодателю следует вносить записи в указанное вложение в том же порядке и по тем же правилам, что и в саму трудовую книжку.
Трудовая и вкладыш в нее могут содержать запись под одинаковым номером. Такая ситуация может складываться лишь в одном случае: когда полностью запись не уместилась и продолжается в приложении. Например, в книжке может быть указано наименование организации, куда принимается работник, а далее (во вкладыше) занимаемая им должность. При всех последующих оформлениях данный формуляр предоставляется по новому месту работы и хранится там вплоть до увольнения.
Действителен ли вкладыш без трудовой?
Кадровик или ответственный должен визуально определить, чтобы для последней записи хватило места на странице.
Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки.
Это особый регистр учета трудовой и оплачиваемой деятельности человека. Правила ведения и хранения бланка трудовой книжки строго подчиняются специальным нормативным актам.
Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации.
Такие случаи не редки – сотрудник устраивается на основную работу и обещает предоставить трудовую книжку позже.