Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение документов в бухгалтерском учете». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
НК РФ, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнтельно смотрите письмо ФНС России от 16.02.2015 N ГД-4-3/2251@).
Компании, фирмы, индивидуальные предприниматели не имеют права уничтожать документацию раньше времени. Даже если отпала надобность. Сроки хранения обозначены законодательством. Они указаны в налоговом кодексе, перечне Росархива, регламентируются законами №125-Ф3, 402-Ф3.
Сроки хранения любых бухгалтерских документов не менее 5-6 лет, некоторые виды требуют постоянной сохранности. Согласно закону она составляет минимум 10 лет со дня окончания функционирования компании.
Какой срок хранения бухгалтерских документов
Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы.
Хранение, а также своевременное уничтожение документов – актуальная задача для многих руководителей и бухгалтеров.
По окончании сроков хранения документов бухгалтерского учета они передаются в архив. За организацию их хранения в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ ответственность несет руководитель организации, а за организацию работ по их сохранности, соответствующему оформлению, передаче в архив — главный бухгалтер.
Экономический субъект должен обеспечить безопасные, подходящие условия для сохранности документов. Компании вправе создавать собственные архивы. Используются специальные помещения, закрывающиеся шкафы. Ответственность ложится на главного бухгалтера. Либо уполномоченное лицо.
Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов
Первичка, необходимая для списания безнадежной задолженности дебиторов, должна храниться еще 4 года после того, как задолженность была признана безнадежной.
Документы по ведению и организации учета также следует хранить минимум 60 месяцев после истечения отчетного года. Они оставляются в бухгалтерии.
В первую очередь, ответственность за организацию хранения документов организации, включая первичные учетные документы, несет руководитель. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.
Согласно статье 5 Федерального закона об архивном деле, включение документов в состав архивного фонда не зависит от способа создания документа и вида носителя. Таким образом, бухгалтер обязан обеспечить сохранность не только бумажных, но и электронных документов.
Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года.
В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение фирмы, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Это касается и документов, подтверждающих получение доходов, несение расходов, а также уплату (удержание) налогов.
Во-первых, это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения нужно определять с даты последней записи в них. Во-вторых, документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества.
При определении порядка хранения документов бухгалтер должен руководствоваться нормативными актами из разных отраслей права.
Это означает, что если на предприятии ревизия не проводилась (а это возможно при нынешней налоговой политике), то документы подлежат хранению более длительный срок, чем это установлено законодательством.
Обязанность по хранению документов, образующихся в деятельности открытых и закрытых акционерных обществ, установлена Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс.
Специалисты Центрального госархива пояснили, что хранить документы необходимо в течение сроков, установленных законодательством, но не менее сроков, указанных в Типовом перечне. Руководитель организации может самостоятельно принять решение уничтожать документы по истечении установленных сроков либо придерживаться сроков Типового перечня.
Порядок хранения бухгалтерских документов определен в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также в Налоговом кодексе РФ.
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
02. Срок хранения налоговых документов
Выдача бухгалтерских документов, переданных в составе оформленных дел в архив организации, разрешается только руководителем бухгалтерской службы, поскольку им должна быть обеспечена защита учетной документации, содержащей информацию, составляющую коммерческую тайну.
Факт передачи документов регистрируется в книге выдачи дел (документов). В ней, как и в листе использования документов, вкладываемом в каждое дело, проставляются фамилия и подпись лица, получившего его во временное пользование. Одновременно на место хранения дела помещается карта-заместитель, которая находится там до момента его возращения.
Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу.
Хранение документов, поступающих в бухгалтерскую службу, генерируемых в ней и имеющих различное целевое назначение, осуществляется строго в соответствии с нормами ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ), правилами Налогового кодекса РФ (НК РФ), внутренними потребностями любого субъекта хозяйствования.
Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
06. Порядок хранения бухгалтерских и налоговых документов
Хранение документов бухгалтерского учета должно осуществляться в полном соответствии с действующими законодательными нормами. А сколько нужно хранить первичные учетные документы, бухгалтерские регистры и бухгалтерскую отчетность? О сроках хранения бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.
Архив можно формировать и на электронных носителях. Поэтому, если документы храните в электронном виде, и архив создайте электронный.
Федеральным законом от 2 марта 2016 года № 43-ФЗ уточнено, что 75-летний срок хранения документов по личному составу относится к документам, созданным до 2003 года.
Памятка по правилам хранения и уничтожения бухгалтерских документов
При установлении сроков хранения документов организации необходимо руководствоваться: Законом N 402-ФЗ, НК РФ, Законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.
Цифровая форма бухгалтерской документации не меняет значимость, действие, срок годности. Отличается лишь материал носителя.
То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум 4 года после их полной амортизации.
Передача документов в архив
Если срок действия документа закончился в 2017 году, исчисление его срока хранения начинается с 1 января 2018 года. Например, договор на оказание услуг заключен на 3 года в мае 2014 года. Срок действия договора истек в мае 2017-го. Значит, срок его хранения будет исчисляться с 1 января 2018 года. Хранить мы его обязаны до 1 января 2023 года.
Какими нормативными актами необходимо руководствоваться при определении сроков хранения бухгалтерских документов организации? Необходимо ли отдавать в переплет все документы бухгалтерского учета, хранящиеся в бухгалтерии организации?
Чтобы обеспечить надлежащую сохранность архивных документов, некоторые организации прибегают к созданию собственного архива. Это право закрепляется за коммерческими и некоммерческими организациями положениями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».
На практике обособить бухгалтерские документы, которые могут храниться четыре, пять или шесть лет, не всегда возможно. Поэтому в бухгалтерии желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем).
Уничтожение бухгалтерских документов
НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Применяемые на предприятии правила хранения бухгалтерской документации в соответствии с действующим законодательством следует прописать в отдельном локальном акте. Для таких целей подойдет положение об архивировании документов.
В ряде федеральных законов также содержится четкое указание по перечню документов, которые необходимо сохранять определенное время (либо длительный срок).
Н. Организация и порядок хранения документов бухгалтерского учета в организациях // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2014.
Программа разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. В госархив передаются документы постоянного хранения, по личному составу и срок хранения которых не истек.