Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Упорядочение документов по личному составу». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В следующем номере журнала мы рассмотрим тему использования архивных документов, то есть ответим на основной вопрос: «Зачем хранить документы?».
Данная работа — кропотливый труд, особенно когда скопились достаточно большие объемы, и чем быстрее Вы доверитесь нам, тем скорее можно будет закрыть насущный вопрос.
Документация должна храниться в надлежащих условиях, при этом важно удобство ее поиска за минимальное время. Именно поэтому услуги ООО «Фирма «АРТ» являются востребованными среди организаций. В нашем штате только компетентные специалисты, работающие оперативно, качественно и аккуратно.
Хранение документов по личному составу
Цель методических рекомендаций — оказать методическую и практическую помощь в упорядочении документов по личному составу ответственным за архив и делопроизводство организаций.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Рассмотрим ситуацию, когда у ликвидируемого предприятия его правопреемник отсутствует. При этом мы должны руководствоваться п. 9.7.1 Основных правил. В данном случае прежде всего мы должны определить, является ли наше ликвидируемое предприятие источником комплектования государственного архива. Это можно узнать у соответствующего органа управления архивным делом.
Проблема сохранения той части архива, которая касается дел по личному составу, главным образом затрагивает кадровиков. Но прежде чем рассказать, каким образом осуществляется процесс передачи дел, обратимся к действующему законодательству.
Главное внимание следует уделить тем документам, которые должны храниться на протяжении более 10 лет (а некоторые из них вплоть до 75 лет).
На рынке услуг всегда непросто найти компанию, которая может гарантировать отличный результат. Наше комплексное решение помогает в сжатые сроки разобраться с обработкой имеющихся материалов!
В следующих статьях рассмотрим подробнее принципы формирования перечисленных выше дел по личному составу.
Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению.
Дела по личному составу временного (до 10 лет включительно) хранения, дающие право на льготное (досрочное) назначение трудовой пенсии, подлежат полному оформлению и включаются в описи дел по личному составу долговременного хранения. Например: журналы учета работников, совмещающих профессии, табели (графики), журналы учета рабочего времени и др.
Скажите, пожалуйста: к каким видам приказов отнести приказы на поощрения, премирование, дисциплинарное взыскание? Кем они оформляются, регистрируются? Если сильно упростить ситуацию, то экспертиза ценности документов предполагает проведение проверки наличия в деле только правильно оформленных документов (в т.ч. подписанных, зарегистрированных, в случае необходимости заверенных печатью и т.п.).
Задача этих бумаг в том, чтобы правильно оформить и закрепить между сотрудниками и работодателем трудовые отношения. Стоит отметить, что кадровая документация – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы на любом предприятии. Правильность и своевременность ведения бумаг должна находится под контролем руководителя.
Иначе говоря, документы долговременного хранения, касающиеся личного состава, в любом случае должны быть упорядочены в соответствии с установленными правилами. Кроме того, необходимо обязательно обеспечить сохранность документации, чтобы при необходимости заинтересованные лица могли бы обратиться к ним.
Это значит, что документов в архиве нет. Скорее всего, документы в архив не передавались по какой то причине. Такое иногда бывает, к сожалению. В некоторых случаях можно решать проблему в суде, например, установить факт трудовой деятельности.
Возможно для вашей организации составлен ведомственный или отраслевой перечень, тогда в первую очередь, естественно, вам нужен именно он.
Обратитесь с ходатайством о содействии в данном вопросе в ПФР по месту нахождения бывшей организации, они по своим каналам сделают запрос, Вам надо прикрепить копию трудовой книжки и желательно трудовые договора, если сохранились.
Возможно для вашей организации составлен ведомственный или отраслевой перечень, тогда в первую очередь, естественно, вам нужен именно он.
Если ликвидируемая организация не была источником комплектования государственного архива, место хранения определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии — в государственный архив.
Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 — 2.4.7 настоящих Правил.
Перед началом работы со значительным количеством документов, находящихся в состоянии россыпи, целесообразно определить основные виды работ и порядок их проведения.
Закон «Об архивном деле в Пермском крае» закрепляет основные положения в области архивной деятельности в крае.
Одним из видов работ, связанных с оформлением дел, является нумерация листов в делах. Проведение этой работы требует соблюдения определенных требований, установленных Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение в нем.
При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.
В ходе деятельности любого предприятия появляется большое количество деловых бумаг. Среди этой массы в отдельный комплекс выделяются документы по личному составу. В нашей статье мы хотим рассказать о том, какие виды их существуют, как они хранятся.
К документам по личному составу относятся: приказы, трудовые договоры, дипломы, аттестаты, трудовые книжки, личные дела, карточки, свидетельства по аттестации работников, личные доверенности.
Документы по личному составу (виды бумаг приведены нами в статье) свидетельствуют о трудовом стаже людей, а также являются основанием для назначения гражданам пенсий и других выплат. В том случае, если работодатель допускает какие-либо ошибки, занижающие доход работника, человек может оспорить данный факт в суде.
Номенклатура дел устанавливает порядок формирования дел и помогает определить, какие документы подлежат передаче на архивное хранение в соответствии со сроками хранения.
Есть вероятность, что ваша организация входит в отраслевой или ведомственный перечень, и в таком случае в первую очередь необходимо проверить именно в нем.
На дела постоянного хранения и на дела по личному составу составляются отдельные описи. Опись составляется в соответствии с номенклатурой дел. В опись включаются законченные делопроизводством сформированные дела, оформленные в установленном порядке.
Тема: Упорядочивание архивных документов
Акционерное общество существующее хочет передать на хранение и работу с архивными документами документы по личному составу ликвидированных филиалов коммерческой организации..
Хронологическими границами объединенного архивного фонда являются даты образования (регистрации) и ликвидации деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда. 4.ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ При формировании дел осуществляется отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела.
Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры должны быть сохранены максимально долго, в идеале — бессрочно, а точнее — постоянно.
Расчетно-платежные ведомости при упорядочении выделяются и формируются в отдельные дела. При проведении экспертизы ценности документов, включенных в состав личных дел работников, помимо выделения к уничтожению дублетных экземпляров, черновиков приказов и характеристик, выделяются копии паспортов, трудовых книжек, медицинские справки, справки с места жительства и др.
Подготовка документов по личному составу к архивному хранению
Требования, предъявляемые к составлению и оформлению номенклатуры дел, определены нормативными документами по организации делопроизводства: это – Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68; Основные правила работы архивов организаций, одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002 г.
Отметка «ЭПК» в сроке хранения означает, что по истечении установленного срока документы должны поступить на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) организации, так как некоторые из них могут представлять собой научно-историческую ценность и должны быть переданы на постоянное хранение.
Если допущены незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров. Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т.д. Допускается также наличие в деле пропущенных номеров. Например: 25, 27, 28, 29 и т.д.
Главным принципом при отборе документов является всестороннее и полное предоставление информации в документах по личному составу организации На хранение отбираются подлинные документы. В случае отсутствия подлинника его заменяют заверенные копии документов.
Таким образом, на том предприятии должны быть разработаны и утверждены документы — Положение о защите персональных данных или обязательство о неразглашении персональных данных.