Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особо ценные и уникальные документы архива». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения / единиц учета в данной описи в небольшом количестве экземпляров.
Кинодокументы и видеодокументы систематизируются по видам — фильмы, спецвыпуски, киножурналы, отдельные кино- и телесюжеты различной цветности.
Принципы учета уникальных и особо ценных документов
Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности.
Правила впервые излагают некоторые виды работ с машиночитаемой (электронной) документацией, являющейся новым объектом деятельности государственных архивов.
Сохранение уникальных документов — одна из важнейших на сегодня задач архивов, поскольку особо ценные документы — это историческое, культурное, научное наследие нашей страны.
После утверждения описей в правом верхнем углу обложек дел, содержащих особо ценные документы, проставляется индекс «ОЦ».
Кроме того, среди актуальных задач сохранение документов на новых типах носителей, хранение информации в электронном виде и аудиовизальной информации, что требует не только специфических подходов к технологии хранения, но и новых систем защит.
Поэтому на адекватное, полное отражение исторического процесса может претендовать лишь максимально полно сохранившийся комплекс всех ценных документов Архивного фонда страны.
Протокол формируется автоматически в программном обеспечении, разработанном Научно-исследовательским институтом репрографии (г. Тула) в рамках выполнения НИР на тему: «Методические рекомендации, программное обеспечение оценки и контроля качества функционирования сканирующего оборудования при выполнении работ по оцифровке архивных документов в российских государственных архивах».
В настоящее время состав особо ценных документов пополняется документами учреждений полиции и жандармерии, белогвардейских учреждений, русской эмиграции, документами о политических репрессиях и др.
Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.
Уникальный документ — особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности.
Необходимо соблюдать требования наличия хорошо заметной маркировки коробок и связок, содержащих особо ценные дела (пометка красным цветом «ОЦ»). На обложках особо ценных дел и упаковке кинофотофонодокументов проставляется штампом отметка «ОЦ».
Мы, ниже подписавшиеся, __________________________________ составили настоящий Акт в том, что компакт /оптический диск (№ единицы хранения) электронного фонда пользования рабочих копий (ЭФП-2) является непригодным для использования по причине __________________________, подлежит уничтожению и замене.
Выявление документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и неисправимо поврежденных архивных документов.
Особо ценные документы – это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно – историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
Выявление документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и неисправимо поврежденных архивных документов.
Особо ценные документы – это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно – историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
На особо ценные и уникальные документы организации путем микрофильмирования создаются страховые копии (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).
УЧЕТ УНИКАЛЬНЫХ И ОСОБО ЦЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ
В четвертом разделе усилены положения, относящиеся к контролю за техническим и физико-химическим состоянием документов; более детально изложены вопросы выдачи документов из хранилища и контроля за их сохранностью.
Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить настоящему Федеральному закону.
Эти и подобные документы стали востребованы как в историко-культурном, так и социально-правовом, в том числе международно-правовом, отношении и составляют важную часть общественного документального богатства.
Правил не влечет за собой необходимости переделки сделанного государственными архивами и проведения повторных работ в области фондирования, учета, экспертизы ценности, описания архивных документов и фондов.
Особо ценные и уникальные документы архива 4.8.1. Архив организации, по согласованию с государственным архивом, источником комплектования которого он является, проводит выявление и учет особо ценных и уникальных документов.
1. Особо ценные документы. определение
В Архивном фонде Российской Федерации документы по степени ценности делятся на ценные, особо ценные и уникальные.
Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий.
При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения / единиц учета проставляются отметки «ОЦ».
Фонд пользования создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы в процессе проведения других работ – рассекречивание документов, организация их использования.
Вышеперечисленные фонды советского периода включены в Список фондов, содержащих особо ценные документы. Выявлено 4191 ед.хр.
Целью данной работы является изучение вопроса сохранности и учета уникальных и особо ценных документов, т.к. они имеют культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства в целом.
THUS, DURING THE RESEARCH WE FOUND OUT WHAT ARE THE MAIN TECHNOLOGIES OF STORAGE OF VALUABLE AND UNIQUE DOCUMENTS IN OUR TIME, THE STANDARDS APPLIED TO STORAGE TENOLOGIES AND DEVELOPMENT PROSPECTS.
Он направлен на отнесение к особо ценным таких документов, которые связаны с именами лиц, исходя из их роли в политической, общественной, культурной, научной жизни страны.
MODERN STORAGE TECHNOLOGIES VALUABLE AND UNIQUE DOCUMENTS
В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным совокупностям — архивным фондам.
Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации.
Государственные архивы — это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений Федеральной архивной службы России.
Сроки хранения документов устанавливаются на основании экспертизы их ценности; порядок экспертизы ценности документов определен в разделе 2 настоящих Правил.
4.8. Особо ценные и уникальные документы архива
Работа по выявлению особо ценных документов во многих архивах еще не завершена или не всегда осуществлена достаточно удовлетворительно. Предстоит провести выявление особо ценных документов среди рассекреченных фондов, документов бывших партийных архивов и документов новейшего периода.
Архив организации по согласованию и под непосредственным руководством Архивного Фонда Российской Федерации проводит выявление особо ценных документов.
В новых Правилах сохранены традиция и преемственность с методикой и технологиями выполнения основных работ с архивными документами.
Страховой фонд и фонд пользования создаются в порядке, установленном Федеральной архивной службой России. Москва и Санкт-Петербург, автономных округов, городов и районов РСФСР и соответствующих органов судебной власти и прокуратур в республиках, краях, областях, г.