Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по кадровому делопроизводству по новому госту». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Документы по личному составу, содержащие персональные данные, хранятся в режиме конфиденциальности. Конфиденциальное делопроизводство в отделе кадров исключает ознакомление с документами по личному составу лиц, которые не имеют доступа к персональным данным.
Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.
Инструкция по кадровому делопроизводству 2020 по новому госту образец
Убедитесь, что в компании есть все обязательные документы, предусмотренные трудовым законодательством.
Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2020 устанавливает правила подписания документа лицом, назначенным исполнять обязанности руководителя. При заполнении этого реквизита указывайте должность, замещаемую должностным лицом согласно приказу о замещении.
ГОСТ Р 7.0.97–2020 пришел на смену ГОСТ Р 6.30–2003, принятому еще в 2003 году. Стандарт определяет правила создания документов, состав реквизитов документов, порядок их оформления, схемы расположения реквизитов, образцы бланков и пр. ГОСТ Р 7.0.97–2020 ввел четыре новых реквизита и изменил порядок оформления еще 10 реквизитов.
Приказ (распоряжение) оформляется на бланке Общества или на бланке унифицированной формы. Приказ подписывается генеральным директором Общества или уполномоченным им лицом.
В этом разделе указываются цели и задачи Инструкции, а также законодательные акты, послужившие основанием для ее составления.
От третьего лица единственного или множественного числа: отдел осуществляет функции, руководитель несет ответственность, комиссия проверила и т. д.
Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.
Кому поручить ведение кадрового делопроизводства
Если закон требует направлять персонал на медосмотры, заводится журнал учета обследований, если какие-то должности предполагают полную материальную ответственность, ее следует закрепить путем оформления договоров.
Констатирующая часть приказа четко излагает цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, и начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа (в творительном падеже), его дата, номер и заголовок.
Реквизиты «Адресат» и «Заголовок к тексту» или отдельные слова в тексте документа допустимо выделять полужирным шрифтом.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый приказ (пункт приказа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».
Программа разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю.
Для оформления первичных учетных документов по учету труда и его оплате следует использовать формы документов, приложенные к Бухгалтерской учетной политике ПАО «Альфа» на очередной календарный год.
Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить.
Для оформления первичных учетных документов по учету труда и его оплате следует использовать формы документов, приложенные к Бухгалтерской учетной политике ПАО «Альфа» на очередной календарный год.
Отметим, что перечень реквизитов документа в новом ГОСТе Р 7.0.97-2016, который придет на смену ГОСТу 6.30-2003, в целом остался прежним.
Кадровое делопроизводство 2020
Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации.
Понадобится специальная литература: методички, нормативные акты в сфере трудового права с комментариями. Всегда держите под рукой Трудовой кодекс РФ в актуальной редакции: в нем есть ответы на многие вопросы, связанные с повседневной кадровой работой.
Кадровое делопроизводство 2020 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.
ГОСТ в подавляющем большинстве случаев касается секретарей и делопроизводителей, однако многие коррективы затрагивают организационно-распорядительную документацию: приказы, уставы, правила, инструкции, регламенты и пр., — а значит, и внутренние кадровые процессы.
В стандарте подробно расписаны требования к абзацным отступам и межстрочным интервалам. На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме.
Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Подлинник трудовой книжки на руки вы можете выдать только при увольнении или для обращения в ПФР для назначения и пересчета пенсии (ст. 62 ТК). В других случаях давайте работникам заверенные копии или выписки. На копии трудовой для внешних пользователей укажите номер дела и год. Вот образец записи.
Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.
Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.
Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы. Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.
Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах.
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.
Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.
При этом если документ оформлен не на бланке, то в наименование должности включается наименование организации.
Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.
Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.
Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять.
Несколько реквизитов объединены в один. Так, например, в один реквизит вошли «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ», и в этот же реквизит включены официальные символы органов местного самоуправления. На документе должен быть размещен только один герб — субъекта РФ или органа власти, который является автором документа.
При этом ГОСТ 7.0.97-2016 в этом случае говорит не об указании должности в подписи. Этот реквизит используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования.
Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель.