Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет недостач в бухгалтерском учете». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Фиксировать недостачи можно только тогда, когда они обнаружены:
- при осуществлении инвентаризации;
- при получении объектов в объемах, ограниченных соглашением о поставке.
Представители налоговых органов придерживаются такой позиции, что суммы НДС по недостающему товару подлежат восстановлению, если они ранее были предъявлены к вычету (на сновании п. 2 ст. 171 НК РФ). Подпункт 2 п. 7 ст. 254 НК РФ позволяет уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму недостачи материалов. Но только если эта сумма соответствует нормам естественной убыли, утвержденным Правительством РФ.
Счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Ситуации, когда за недостачу не с кого спросить, возникают нередко. Активы компании могут быть утрачены в результате форс-мажорных обстоятельств (при наводнении, засухе, землетрясении) или похищены ворами, ловко заметающими следы.
Обнаруженная недостача должна быть зафиксирована документально (в актах, докладных записках, сверочных ведомостях и т. п.). В этих документах необходимо указать, кто и когда проводил проверку, на каком именно складе (в каком подразделении), какие недостачи при этом обнаружены.
Для проведения инвентаризации создается специальная опись и комиссия, которая будет проводить мероприятие. Инвентаризация может проводиться на складах или внутри любого помещения.
Важно помнить, что в налоговом учете признать расходы сверх норм естественной убыли нельзя (ст.254 НК РФ).
Как списать недостачу за счет чистой прибыли
Как видим, данная функция счета 94 представляется достаточно важной, так как в зависимости от «статуса» данных сумм, зависят правила их списания.
Согласно ст. 232 ТК РФ одна из сторон трудового договора обязана возместить другой стороне причиненный ущерб в порядке, определенном ТК РФ и иными федеральными законами. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действия или бездействия).
В ней фигурируют следующие значения:
- Т – объем или стоимость ценностей.
- Ну – норма убыли, принятая на законодательном уровне.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи у коммерческой организации списываются на финансовые результаты (счет 91 «Прочие доходы и расходы»), а у некоммерческой — на увеличение расходов.
Персональный счет бухгалтерского счета для отражения недостач
Такая же запись производится в учете, если вина материально ответственного лица в порче или утрате ценностей не доказана. Основанием может выступать оправдательный приговор суда (п. 5.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи – это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие. После того как виновное лицо выплатило компенсацию, происходит списание на прочие расходы. Если же лицо отрицает свою вину и не желает компенсировать ущерб, до судебного постановления записи по счету 94 не выполняются.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами.
Если лицо не признает себя виновным и не согласно возместить ущерб, то недостачу списывают на прочие расходы (как в случае с неустановленным виновником) и ждут решения суда.
Если же материально-ответственного нет и виновное лицо не установлено или его вина не доказана, вы не сможете возместить убыток от пропажи имущества. Его придется списать в прочие расходы.
Запись актуальна тогда, когда сумма потерь превышает нормы естественной прибыли. В том случае, если обнаружено лицо, виновное в нанесении ущерба, происходит взыскание.
Взыскать сумму недостачи с материально-ответственного лица не составит труда. Ущерб от недостачи рассчитывается по закупочной стоимости, при этом упущенные выгоды в виде торговой наценки не учитываются. Решение о взыскании с МОЛ оформляйте приказом. Сумму недостачи удерживайте с зарплаты частично или полностью, но не более 50%.
Иногда потери обнаруживаются через длительное время после фактического происшествия, при котором произошло повреждение или недостача. Предполагается, что факт потери не был зафиксирован в ранее проводимых инвентаризациях.
На счетах бухучета недостачу отражайте в момент завершения инвентаризации (составления акта) или на дату составления годовой бухгалтерской отчетности (т. е. не позднее 31 декабря отчетного года) (п. 5.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).
Объяснительная: как отразить недостачу
Недостающие товарно-материальные ценности (материально-производственные запасы) отражайте по фактической себестоимости, которую определяйте по данным бухучета. Основные средства – по остаточной стоимости.
Организация предъявила транспортной компании претензию на сумму недостачи. Компания претензию не признала, указав на то, что при сдаче груза к перевозке в товарно-транспортных документах не были указаны его особые свойства, требующие особых мер предосторожности для сохранения груза. Организация подала иск в суд.
Аналогичный порядок установлен и пунктом 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 года №34н.
Что делать работодателю при недостаче при инвентаризации
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов, утвержденной Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 года №94н, общим для всех случаев будет первоначальное отражение выявленных недостач на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Если в организации возникла недостача по причине стихийного бедствия (наводнения, урагана), то недостача относится на счет 99 «Прибыли и убытки» как убытки отчетного года.
Еще одна особенность при данном процессе – указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать.
Причины возникновения нехватки
Если обнаружена недостача, не выходящая за пределы норм естественной убыли, она списывается на производственные затраты или расходы на продажу. Нормы естественной убыли определены законодательно. Они различаются для всех видов товаров.
Стоимость испорченного имущества учитывается так же, как и недостачи, поскольку в бухгалтерском обиходе эти явления идентичны.
Обязанность проводить ежегодную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств установлена Положением по ведению бух.учета, утвержденным Минфином 29.07.1998г. №34н.
По окончании финансового года в компании проведена инвентаризация всех видов активов и обязательств. Установлено:
- выявлена недостача материалов на складе на сумму 10 000 руб.;
- выявлена недостача товаров на сумму 13 000 руб.;
- выявлена недостача готовой продукции на 6000 руб.;
- недостача товаров в сумме 36 000 руб. при приемке партии стоимостью 650 000 руб. от поставщика.
Недостачи и потери от порчи ценностей: счет 94
Активы принимаются к учету по текущей рыночной стоимости и в той же сумме, бухгалтер признает прочий доход. Рыночную стоимость актива можно определить самостоятельно или пригласить оценщика. По результатам оценки оформляется справка или отчет оценщика.
Возникающие потери от порчи и недостач ТМЦ – явление весьма заурядное и, в то же время, довольно специфическое, поскольку выявлению недостающего имущества предшествует объемная работа, которую необходимо подтверждать документально. К тому же существует немало особенностей, которые приходится учитывать, оформляя операции по учету недостающих активов.
Поступившие от поставщика продовольственные товары согласно п. 5 ПБУ 5/01 отражаются в учете по фактической себестоимости. Она складывается из стоимости товаров по договору и затрат по их доставке. Первое значение, за вычетом недостач и потерь, равно 450 000 руб. (500 000 — 50 000).
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества списывайте на финансовые результаты организации. Сумму недостачи относите к прочим расходам.
Как определить норму естественной убыли
По кредиту счета 94 фиксируют списание недостач:
- в пределах естественной убыли, которую рассчитывают умножением количества (массы) недостающего товара на установленный норматив – на счета производства;
- сверх норм естественной убыли и при невозможности найти виновника возникновения недостачи – в состав прочих расходов;
- за счет виновного лица – удержанием из зарплаты. При потерях, возникших несколько лет назад, их стоимость по мере взыскания отражается на сч. 98, затем – на сч. 73, далее – на сч. 91;
- за счет прибыли, если потери были понесены в силу форс-мажорных обстоятельств.
Списание недостачи при отсутствии виновных лиц — проводки в учете производятся с применением специального счета и с учетом отдельных нюансов.
По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 98 «Доходы будущих периодов» в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы».
На основании произведенных расчетов фактическая стоимость товаров составит 454 500 руб. (450 000 + 4500).
Если недостача выявлена в отчетном году, но она относится к прошлым отчетным периодам, и при этом выявлено виновное лицо, учтите ее в составе доходов будущих периодов. Одновременно сумму недостачи отнесите на виновное лицо.
Инвентаризационная комиссия должна определить причины появления излишка и получить объяснение от материально-ответственного лица. Никаких взысканий в данном случае к ответственному лицу не применяется. Однако руководство может объявить ему выговор или лишить премии за непорядок на складе.