Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал для ознакомления с локальными нормативными актами». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.
На следующей строке указывается название нормативного акта, отметки по ознакомлению с которым ставятся на данном листе. Если он используется для проставления подтверждений по всем актам, то можно указать общей фразой «С локальными нормативными актами организации», либо опустить эту строку вообще.
Кто составляет акт об ознакомлении с нормативным актом
В графы (5-10) вписываются наименования локальных нормативных актов, с которыми необходимо ознакомить работника. Также указывают дату утверждения локального нормативного акта и его номер (при наличии).
Примером этого служит ситуация установления дисциплинарной ответственности работнику за несоблюдение графика работы. Но привлечь к ней можно только, если сотрудник знает распорядок работы фирмы.
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами – образецего оформления представлен в нашей статье. Он может понадобиться как в силу требований закона, так и по объективным причинам. Каковы особенности этого документа, рассмотрим далее.
Таким образом, составить журнал достаточно просто. Его форма может быть утверждена локальным актом руководителя фирмы. Кроме того, за ведение документа может отвечать назначенное приказом директора лицо.
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами
Лист не заверяется и не подписывается. После того, как строки в таблице заканчиваются, открывается новый лист.
Журнал ознакомления содержит список нормативных актов, ознакомившись с каждым из которых работник ставит подпись и дату. Журнал предназначен для ознакомления большого количества лиц с определенным перечнем документации. Обычно, они ведутся для таких нормативных актов, как: положение об оплате труда, положение о коммерческой тайне, инструкция по охране труда и т. п.
При заполнении даты ознакомления необходимо помнить, что работник приступает к работе после ознакомления с ЛНА, поэтому дата ознакомления не должна быть позже даты начала работы в соответствии с трудовым договором. Сроков хранения для листов ознакомления законодательством не установлено. Рекомендуется хранить документ как минимум все время действия ЛНА.
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами — образец
Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами рассчитан на ознакомление работников с 6 локальными нормативными актами.
При нарушении пунктов нормативных актов и отсутствии подписи об ознакомлении, организация не сможет привлечь работника к ответственности.
Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.
Поэтому работодателям приходится заводить специальные листы и журналы, которые включают в себя все эти информационные сведения. Особенно актуальными подобные документы являются для крупных предприятий с большой среднесписочной численностью персонала.
Зачем знакомить работников с локальными нормативными актами
Некоторые внутренние локальные нормативные акты (ЛНА), такие как «Положение о персональных данных», «Правила внутреннего трудового распорядка», «График отпусков», являются обязательными для ознакомления и соблюдения всеми работниками организации. Лист ознакомления с локальными нормативными актами подтверждает, что сотрудник изучил документ и обязуется соблюдать его положения.
Прошивка (прошнуровка) – отверстия через все листы журнала, через которые протягивается нить. На последнем листе нить завязывается и оклеивается для дальнейшего опечатывания. С прошивкой листы в журнале не заменят.
Каждый сотрудник предприятия обязан прочесть все внутренние нормативные акты, действующие в организации.
Тиснение – припрессовка золотой или серебряной фольги на твердый переплет. Методом горячего прессования фольги нанесем название журнала, организации или другую информацию. Тиснение делает журнал представительнее и повышает статус.
Именно поэтому подписи в лист ознакомления следует собирать тщательно и скрупулезно. Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников по какой-то причине не подписал лист ознакомления с нормативным актом (например, по причине болезни, отпуска или командировки), надо дождаться его возвращения и взять подпись.
Когда ознакомление произойдет, нужно, чтобы будущий работник расписался о том, что ЛНА им прочитаны. Как именно – разберем чуть позже. Главное, что делать это нужно ДО подписания трудового договора, а не после и не во время.
Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).
Далее создается таблица со следующими графами:
- №1 — Порядковый номер. Строки должны нумероваться по порядку номеров без пропусков;
- №2 — Ф.И.О. Сюда записываются данные работника, который проставляет подтверждение;
- №3 — Должность, структурное подразделение. Указывается на какой должности и в каком отделе он работает;
- №4 — Название акта. Сюда записывается с каким актом проводилось ознакомление, если лист используется для проставления отметок сразу по всем документам. Если на листе ставятся подписи только по одному акту, то эту графу можно вообще опустить;
- №5 — Дата ознакомления. Работник должен поставить сюда дату, в которую произошло ознакомление.
- №6 — Подпись. Работник расписывается в этой графе.
При возникновении каких-либо вопросов или подозрения на нарушение трудовых прав, работник имеет право проконсультироваться у юрисконсульта организации или стороннего юриста.
Документ с подписями об ознакомлении требуется для подтверждения факта того, что сотрудник прочитал нормативный акт. Все трудоустроенные граждане должны знать правила работы, условия оплаты труда, свои обязанности и требования по охране труда. При нарушении пунктов нормативных актов и отсутствии подписи об ознакомлении, организация не сможет привлечь работника к ответственности.
Например, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (типичным для многих предприятий ЛНА), фирма будет не вправе предъявлять ему какие-либо претензии относительно утечки секретных сведений за пределы предприятия. В свою очередь, если сотрудник подписью подтвердил свое ознакомление с соответствующим ЛНА, фирма сможет привлечь его к ответственности.
Заполнение журнала ознакомления с локальными нормативными актами
В структуре журнала также должны быть предусмотрены графы для проставления подписей работников, удостоверяющих их ознакомление с ЛНА, приведенными в перечне.
Рассмотрим как можно создать лист ознакомления с локальными нормативными актами. Для этого документа нет определенной формы и организация, разрабатывая свой вариант листа, может добавлять в него необходимые графы.
В рамках этой документации учитываются только те положения, которые непосредственно связаны с деятельностью поступившего на работу сотрудника. Такое ознакомление обязательно происходит под роспись.
И это не просто формальность: если данное требование будет проигнорировано, есть вероятность нанесения административного взыскание по статье, связанной с неисполнением требований трудового законодательства.
Уплачивать штрафы не хочет никто, поэтому процесс ознакомления необходимо задокументировать и подтвердить подписью. Есть несколько способов совершения данного мероприятия:
- оформление отдельных листов в целях ознакомления, а затем приложение их к отдельным положениям, договорам, приказам, распоряжениям и прочим бумагам;
- проставление росписей непосредственно на листе;
- создание специального журнала, в котором регламентируется порядок ознакомления сотрудников с теми или иными нормативными актами и прочими формами документации.
Отдельно нужно отметить порядок и сроки хранения данного документа. Этот вопрос также законодательно не урегулирован, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, например 5лет. Это является ошибкой, и на практике лучше установить повышенные сроки хранения.
Ведь многие локальные акты имеют постоянный срок хранения или их хранят минимум 10 лет. Желательно, чтобы эти периоды не отличались от срока хранения документов об ознакомлении с ними. К тому же работники, ознакомленные с ЛНА более 5 лет назад, могут продолжать работать в данной организации и поднять вопрос об ознакомлении их с теми или иными нормами. Без этого документа доказать факт, что требования были соблюдены, будет достаточно тяжело.
Также не следует забывать о приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 , в котором прямо сказано, что все локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения. Поэтому целесообразно установить такие же требования и для журнала ознакомления, если он касается персональных данных. В частности, постоянно нужно хранить такие локальные документы, как:
- Положения о структурных подразделениях организации;
- Положения об оплате труда.
Если обратить внимание на классический образец этого документа, то можно сделать вывод, что структура, состав и форма являются максимально простыми. Традиционно локальных нормативных актов (ЛНА), с которыми необходимо ознакомить персонал, достаточно много, так что под каждый из них следует выделить несколько страниц.
При этом структура останется прежнем и будет включать в себя следующие важные материалы:
- должность, на которую поступил новоиспеченный сотрудник;
- фамилия, а также имя и отчества новичка;
- дата и время, в которое происходит визирование документа;
- персональная подпись каждого сотрудника.
Предлагаем заполненный образец журнала, подготовленный нашими сотрудниками. Вы можете скачать наш образец и покупать его не потребуется.
Форма журнала законодательно не закреплена. Она может быть утверждена локальным актом руководителя организации. Рассмотрим, какие сведения следует отразить в журнале и как структурировать их.
Если принято решение завести журнал, то в него нужно включить все локальные нормативные акты организации. В том числе, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о командировках, Положение о сверхурочной работе и т.п.
Магазин Город Стендов предлагает приобрести журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами по привлекательной цене. В ассортименте компании более тысячи наименований товаров и услуг, которые будут по карману любой организации или человеку. Помимо богатого выбора, мы предоставляем возможность индивидуального производства по вашему собственному макету.
У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!
Обратите внимание, именно с теми актами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника, а не со всеми подряд. Т. е., например, не нужно знакомить с положением о командировках работника, которого в командировки не направляют и направлять не собираются. Разумеется, этот журнал ведется в бумажном виде: в нем стоят живые подписи. Журнал ведется один для всех ЛНА компании, обычно в течение нескольких лет подряд.
Лист и журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами: понятие
Если Вы только начали работу в этой компании составьте акт о приеме дел, у котором отразите отсутствие данного журнала. Далее издайте приказ о заведении нового журнала и поручении Вам провести ознакомление всех работающих на сегодняшний с ЛНА компании.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.
Если в локальный нормативный акт вносятся изменения, то с такими изменениями работников тоже нужно знакомить. Обычно это делается в том же порядке, что и первоначальное ознакомление.
Во-вторых, с ЛНА знакомят всех заинтересованных в нем работников, как только этот ЛНА утверждается генеральным директором и ДО вступления его в действие.
Обратите внимание, что в стоимость включено изготовление простого макета без дополнительных услуг. Разработка индивидуального фона, эвакуационных схем, алюминиевая рамка и сооружение напольной подставки для стендов и досок – это опции, которые оплачиваются отдельно. Уточнить, сколько окончательно будет стоить товар вместе с дополнительными опциями, вы можете, позвонив по телефону.