Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Требования к составлению первичных документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Обратите внимание: определение из Положения № 88 не совсем корректно. Дело в том, что в свое время Минфин еще в письме от 27.01.2006 г. № 31-34000-30-27/1450 указывал на то, что распоряжения/разрешения администрации (собственника) на проведение хозоперации не могут быть первичным документом.
Во время передачи имущества, необходимого для деятельности предприятия (кроме зданий и сооружений), другой организации составляют акт приема-передачи основных средств (ф.
Первичные бухгалтерские документы
Распечатывая бланки самостоятельно, вы можете выбрать тот формат, который вам наиболее удобен. Строгих ограничений здесь нет. При необходимости можно также изменять размеры граф и строк.
Для внутренних бланков характерно деление на такие группы:
- Распорядительный тип – применяются для выдачи указаний и предписаний структурным единицам и персоналу.
- Исполнительная разновидность шаблонов используется для отображения операций, которые были совершены в текущем периоде.
- Документы для бухгалтерского оформления – их назначение заключается в систематизации всего комплекса событий и обобщении полученных документальных сведений (яркий пример – учетные регистры).
Разработанные налогоплательщиком первичные учетные документы могут состоять как только из обязательных реквизитов, так и из обязательных и дополнительных реквизитов. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
Первичная документация — общие вопросы
Не относятся к мнимым объектам бухучета: резервы и фонды, предусмотренные законодательством России, а также расходы на их создание.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Не принято заполнять документы чернилами или пастой зеленого или красного цвета. Одной из причин является, например, выражение в бухгалтерской практике «записать красным». Это означает, что произведена сторнировочная запись (записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «минус»).
Основные требования к первичной учетной документации установлены в статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».
Купили или продали товар, получили или оказали услугу, выдали деньги из кассы, возместили кому-то расходы, списали материалы, выдали зарплату – на все должен быть документ: акт, накладная, приходный или расходный ордер, авансовый отчет, платежное поручение и т.д.
Сокращения в бухгалтерских документах или неполное указание каких-либо реквизитов должны быть либо общепринятыми, либо понятными, не допускающими двоякого толкования.
Да, исходя из определения первичного документа в Законе о бухучете (см. выше) он на сегодня не является подтверждением осуществления хозяйственной операции.
Согласно пункту 13 Положения по ведению бухгалтерского учета первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, утверждаемые организацией, должны содержать установленные этим положением обязательные реквизиты.
Первичные документы бухгалтерского учета — перечень
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ).
Обратите внимание: печать в нашем списке реквизитов не упоминается. Впрочем, она здесь никогда и не фигурировала. Напомним: использование печати на сегодняшний день является необязательным для всех субъектов хозяйствования, кроме нотариусов, госорганов и органов местного самоуправления.
Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться.
Положение № 88 в качестве обязательных реквизитов определяет то же самое, но немного уточняет пункт 5 нашего списка. Требует не только указания должности ответственного лица, но еще и его фамилии (п. 2.4).
Порядок оформления первичных бухгалтерских документов допускает только собственноручную или электронную подпись.
Статья 9. Первичные учетные документы
Первичная документация служит основанием для внесения бухгалтерских записей в учетные регистры. Эти бланки призваны зафиксировать на бумаге достоверность факта совершения хозяйственной операции, повлекшей изменение экономического положения предприятия. Оформление первички регламентировано законодательством. Каждый шаблон должен соответствовать требованиям Закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ.
Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк.
Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает список лиц, имеющих право подписи первичных документов.
Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.
В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
Перечень «первички» и всей финансовой документации можно найти в законе «О бухгалтерском учете» (ФЗ-42 от 06.12.2011).
Если стоимость отгруженных товаров отличается от договорной, то покупатель оприходует полученные им товары по договорной цене согласно накладной, в которой указано только количество, и впоследствии будет вправе отклонить любые претензии продавца относительно изменения их стоимости.
Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.
Первичная документация в бухгалтерии: требования к оформлению
Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д.
Закон № 129-ФЗ в статье 9 устанавливает требование обязательного оформления оправдательных документов при проведении организацией хозяйственных операций, и, называя эти документы «первичными учетными документами», устанавливает порядок их оформления и требования к их заполнению.
Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.
Первичный документ — это документ, который содержит сведения о хозяйственной операции. Заметьте: ранее Закон о бухучете указывал еще и на то, что первичка является подтверждением осуществления хозоперации. Однако первичный документ был и остается основой для учета. В бухгалтерском учете все операции отражаются исключительно на основании первички. На что это влияет?
Если первичка не соответствует требованиям, организацию могут ждать в том числе и налоговые последствия.
Налоговым кодексом не установлен перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком расходов, также не установлены требования к оформлению таких документов и порядку их заполнения.
Наличие обязательных реквизитов. В связи с тем, что организации не обязаны применять унифицированные формы первичной документации, для обеспечения надлежащего оформления первичных документов законодательством закреплен перечень обязательных реквизитов, которые должны быть представлены в любом первичном документе.
При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, которые оформлены в соответствии с российским законодательством, либо документами, которые оформлены в соответствии с применяемыми в иностранном государстве обычаями делового оборота (при их осуществлении на территории этого же иностранного государства).
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах», в целях реализации положений закона № 129-ФЗ, на Госкомстат возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.
В этом случае в учетной политике лучше упомянуть об этом, указав, что в качестве первичных документов компания применяет унифицированные формы.
Всем известно, что работа бухгалтера связана с огромным количеством бумаг. Это и неудивительно, ведь каждый факт хозяйственной жизни компании оформляют первичным учетным документом.
Своевременность представления документов в бухгалтерию. Лица, ответственные за составление и исполнение бухгалтерских документов, обязаны обеспечивать своевременную передачу первичной документации в бухгалтерию для осуществления ее регистрации в учетных регистрах.
В случае отсутствия оформленных в установленном порядке документов, подтверждающих расходы организации, указанные расходы не могут быть учтены при определении налогооблагаемой прибыли. Каким требованиям должны соответствовать первичные учетные документы для удостоверения фактически осуществленных затрат? Например, в одном из помещений передвинули громоздкий ксерокс с одного места на другое. Произошло конкретное событие. Однако проводить его по документам бухгалтерии не нужно. Какие же критерии нужно учесть, чтобы определить события для заполнения «первички»?