Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по уничтожению секретных документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Избавление от секретных документов, в том числе имеющих электронный вид, должно быть полностью санкционированным.
Организация и ведение делопроизводства, в том числе с использованием современных информационных технологий в работе с документами в органах внутренних дел, обеспечиваются управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства и режима органов внутренних дел.
Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел и подчиняется непосредственно его руководителю (начальнику).
Процесс уничтожения документов
За разглашение (несанкционированное распространение) служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник привлекается к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
Требования Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Каждый журнал или карточка регистрируются и выдаются исполнителю под расписку. Листы журналов должны быть прошиты, пронумерованы и опечатаны. На последнем листе каждого журнала делается заверительная надпись работника секретариата о количестве опечатанных в журнале листов.
На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.
Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел.
Документальные материалы уничтожаются на основании решения экспертной комиссии, утвержденного в установленном порядке.
В целях исключения доступа посторонних лиц в местах хранения секретных документов, они оборудуются специальными окнами для приема и выдачи документов.
Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.
Отобранные и включенные в акт об уничтожении документальные материалы после их сверки членами комиссии хранятся отдельно от других материалов.
Более простой способ – экстренное уничтожение документов путем воздействия на рабочую поверхность носителя магнитным полем. Вследствие этого происходит размагничивание и, соответственно, информация полностью стирается, то есть не подлежит даже частичному восстановлению. Такая технология применима по отношению к жестким дискам, а также картриджам с магнитной лентой, аудиокассетам и т.д.
Уничтожение документальных материалов производится в присутствии всех членов комиссии, принимавших участие в сверке документальных материалов, отобранных для уничтожения.
Помещение должно быть изолированным, отвечающее требованиям противопожарной безопасности, желательно с капитальными стенами и перекрытиями.
Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.
Почему современные организации отдают предпочтение программно-аппаратным способам экстренного удаления электронных документов?
Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.
Многие считают, что удобнее всего стирать информацию путем механического повреждения самого носителя электронных данных.
Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).
Уполномоченные должностные лица несут персональную ответственность за обоснованность и правомочность принятого решения об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения.
Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется.
Обеспечить неукоснительное выполнение требований настоящего приказа и защиту служебной информации ограниченного распространения.
Шредирование является наиболее распространенным и популярным способом уничтожения конфиденциальной информации.
Акт об уничтожении бумаг подписывают после проведения процедуры все члены ЭК и руководитель предприятия.
Инструкция разработана на основе законодательства Российской Федерации, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, государственными стандартами Российской Федерации, а также нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу.
Внесение каких-либо исправлений (зачеркиваний, дописок) в акты об уничтожении не допускается. В исключительных случаях такие исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.
Составляют его произвольно, утверждённой формы нет. Однако на оборотной стороне акта о выделении дел есть графы, куда вносится информация о физическом уничтожении.
Гриф «служебное пользование» не предоставляет документам особенную секретность, однако значительно ограничивает пользование ими. Подобного рода секретное делопроизводство устанавливается, как правило, в коммерческих структурах.
На указанный Вами адрес эл.почты отправлено письмо с инструкциями для восстановления пароля.
Правила работы с электронными документами, содержащими секретную информацию. Как их уничтожать? Какие технологии для этого используются?
Оставить заявку на архивные услуги
Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.
Закрепляется эта классификация специальным Федеральным законом от 21 июля 1993 года «О гос. тайне». Что представляет собой каждый из представленных выше грифов?
Шредер не имеет равных по скорости уничтожения макулатуры среди аналогичной аппаратуры на территории России!
Отныне секретное делопроизводство — прерогатива не только государственных органов. Документы с грифом секретности сегодня есть почти в каждой крупной коммерческой организации. В этой статье будет рассказано все о грамотном ведении тайной документации.
О внесении изменений в секретные документы
Для наиболее грамотного определения степени секретности необходимо периодически применять особенные принципы. Далее речь пойдет о самом виде определения тайны в делопроизводстве — о принципе системности. Что он собой представляет?
Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.
В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.
Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.
Департаменту делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД России (В.А. Майданову) совместно с заинтересованными подразделениями МВД России оказать практическую помощь органам внутренних дел по вопросам организации делопроизводственных процессов.