Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец служебной записки на списание основных средств». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Есть разница с списании основных средств, материальных ресурсов как ремонт оборудования. Или как модернизация (реконструкция). Последняя увеличивает стоимость основного средства. Затраты на ремонт, списание и приобретение нового оборудования организация спишет в размере фактических затрат. А модернизация списывается посредством начисления амортизации.
Под заключительной таблицей подробно прописываются результаты списания, а также проставляется виза главного бухгалтера.
Когда форма ОС-4 заполняется вручную, используется шариковая ручка черного или синего цвета. Использование карандаша для заполнения документа недопустимо. Ошибки и исправления в подобной документации не допускаются.
Как грамотно составить и написать?
Для того чтобы запустилась процедура списания необходимо указать в служебной записке веские основания. К ним относятся:
- Физический износ, который привел к невозможности использования оборудования по прямому назначения. Это может быть поломка, необходимость постоянного ремонта, а также проблемы с оборудованием, которые возникли по вине внешних факторов (авария, стихийное бедствие).
- Материальный износ — оборудование считается устаревшим и не может использоваться вследствие несоответствия требованиям основного производства. Чаще всего это основание применяется в том случае, когда на предприятии есть возможность переоборудовать производство или применить более новые т технологии для улучшения производственного процесса.
По сути, служебная записка необходимо только в случае, если материальная база устарела и по факту оборудование необходимо менять, или замена уже происходит, а прежнее оборудование есть необходимость списать.
В некоторых компаниях составление служебных записок происходит исключительно по введенному и утвержденному образцу (в этом случае лучше запастись специальными бланками для них), в других — оно более чем вольное. Составляя этот документ, следует руководствоваться теми же правилами, что и для других бумаг — шрифт и интервал по ГОСТу, дата и подпись для действительности записки.
Если списание происходит в филиале компании, то здесь есть правило – без разрешения головного офиса избавиться можно только от того, что было приобретено на заработанные средства.
Её решение оформляется актом на списание объекта ОС. Такой документ, заверенный руководителем, является основанием для проставления в инвентарной карточке отметки о выбытии предмета.
Сколько нужно хранить служебную записку на списание основных средств
Чаще всего оборудование или другие основные средства списываются в случае, если:
- Объект изношен морально или физически. Считается непригодным для дальнейшего использования и эксплуатации.
- На предприятии происходит техническое оснащение, расширение, а также замена основных средств.
- ОС пострадало в результате аварии или стихийных бедствий и не пригодно к дальнейшей эксплуатации.
- Обнаружена недостача в результате инвентаризации.
Унифицированный бланк ОС-4 составляется в количестве двух штук. Один из них передается в отдел бухгалтерии. На его основании сотрудник отдела отражает списание и передает на склад для проведения утилизации.
Но если их официально задокументировать, а потом произвести регистрацию, то документ будет выглядеть более значимым и получит определённую юридическую силу. Подобная бумага может составляться любым сотрудником фирмы.
Процедура осуществляется на основании норм, закреплённых в Приказе Минфина РФ от 13.10.2003 N 91Н. Согласно Методическим рекомендациям, утверждённым этим документом, выбытие актива признаётся на дату прекращения действия положений принятия их к бухгалтерскому учёту.
Служебная записка на списание основных средств
При составлении служебной записки нужно обозначить одно из перечисленных оснований, иначе она не будет принята к рассмотрению.
Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.
Приложения:
- Заключение ремонтного отдела № 37 от ДД.ММ.ГГГГ.
- Акт проверки использования расходных материалов № 28 от ДД.ММ.ГГГГ.
Для этого составляется служебная записка на списание ТМЦ. Служебная записка как самостоятельный вид документа отсутствует в общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД).
Для чего используется служебная записка на списание
Чтобы определить выбытие и обновление ОС, составляется баланс. В нём соотносятся имеющиеся в наличии предметы с учётом их обесценивания и вывода из эксплуатации, а также вводимые объекты.
Тут составляется таблица, в которой присутствуют столбики со следующими названиями:
- Номер.
- Наименование объектов.
- Количество.
- Балансовая стоимость.
- Инвентарный номер.
Составляется документ достаточно просто. Мы разместили 2 примера. Оформление служебной записки тоже не составит труда. Вопросы могут возникнуть об обосновании. Здесь на помощь придут нормы законодательства РФ. Сотрудник в свободной форме излагает, что случилось, с чем связано списание. И просит совершить соответствующее действие – списать, организовать, заменить, отремонтировать.
Каким он будет, напрямую зависит от его функций и человека, который его получит. Подобная бумага чаще всего адресуется вышестоящему начальству от подчинённых.
Служебная записка о списании вносится в журнал регистрации служебных записок и с резолюцией начальника принимается к исполнению.
Как правило, служебные записки используются с целью отображения информационных отношений между отделами и лицами, работающими в них, документально. Служебная записка составляется руководителями одних подразделений на имя руководителей других подразделений учреждений или организаций.
Служебная записка на списание основных средств образец
Имущество, которое относится к категории основных средств, лучше всего списывать в том случае, когда его восстановление не представляется возможным или же нецелесообразно с экономической точки зрения.
К записке прилагаю отчет подразделения информационных технологий о проведенной диагностике и ее результатах. Начальник отдела Л. А.
Например, код материала, направление расходования и другие.
- Основания для списания. Следует указать, какими документами подтверждаются мероприятия, подтверждающие необходимость списания.
Поэтому перед тем, как списать основное средство с остаточной стоимостью, имеет смысл рассчитать достаточность уставного капитала.
Основанием для списания ОС может послужить служебная записка на списание основных средств. Ее образец мы приведем в нашей консультации.
Служебная записка на списание основных средств — образец
Это правило распространяется на списание ОС, амортизация по которым начислялась линейным методом. При списании ОС, амортизируемых нелинейным методом, надо руководствоваться п. 13 ст. 259.2 НК РФ.
Заполнять акт допускается в произвольном виде или по утвержденной в компании форме. Но, большинство компаний используют унифицированную форму ОС-4.
Как уже упоминалось выше, на каждом предприятии существуют свои правила составления служебок, связанных с системой списания товара и материальных ценностей. Согласно общим требованиям, такая бумага должна содержать:
- реквизиты, такие как дата, номер и наименование, раскрывающее тематику документа;
- наименование адресата. Обычно его роль играет директор или заместитель директора, занимающийся обеспечением компании материальными ценностями;
- просьбу о списании обозначенных вещей;
- информацию о списываемых предметах, которые были израсходованы или превратились в непригодные;
- основания для списания. В этом пункте нужно чётко обозначить, какой документацией подтверждаются действия, которые являются доказательством необходимости списания.
Стоит упомянуть, что подобным образом частенько проворачивают коррупционные схемы, поэтому писать такую записку стоит очень внимательно, чтобы не быть заподозренным в чём – то подобном.
Приказ на списание объектов основных средств
Сам факт снятия объекта с учета оформляется специальными документами. Подробнее в статье . Чиновники не предусмотрели унифицированной формы для служебной записки на списание материалов (образец) и иных объектов товарно-материальных ценностей.
Если вверенное сотруднику основное средство непригодно к эксплуатации, но фактический срок полезного использования его еще не истек и остаточная стоимость не обнулилась, о необходимости списания с учета такого актива необходимо сообщить руководителю компании. Сделать это можно с помощью служебной записки. Ее шаблон может быть разработан на предприятии.
Необходимо отнести к убыткам и снять с балансового учёта вышедшие из строя орудия труда? Для этого потребуется создать специальную комиссию.
На основании изложенного прошу списать системный блок компьютера инв. № 59-К, а также организовать приобретение нового системного блока в срок до 05.10.2022 г. На указанный период до ремонта сотрудник отдела кадров работает на личном компьютере.
Кстати, вы вполне можете и по-другому поступить. Например, вы принимаете этот момент. тогда нужно приказ…
Шаблон документа может быть разработан на предприятии. Тогда сотрудники обязаны использовать именно его и не проявлять самодеятельности, придумывая свою форму записки.
Дело в том, что злоумышленники посредством подобных бумаг могут реализовать множество коррупционных схем. Другими словами списать нормальную спецодежду, после чего продать её налево.
Служебная записка на списание основных средств — это оформленный в письменном виде информационно-справочный документ, содержащий сведения об активе, который по определенным причинам не используется в деятельности предприятия и требует списания.
Служебная записка на списание основных средств пример в банке
Важно! Даже если у основного средства амортизация составила 100% без прохождения полной процедуры по списанию нельзя выкидывать оборудование или утилизировать его.
Такой документ обычно пишется в единственном экземпляре и только при острой необходимости составляется его копия.
В конце ставится подпись и печать, дополнительно образец приказа на списание основных средств пришедших в негодность включает подписи членов комиссии об ознакомлении. Как и любой другой, этот приказ подписывается директором, ставится круглая печать компании. В комиссию входит представитель бухгалтерии, который оценивает уровень амортизации оборудования.
Основное средство (ОС), которое выбывает или неспособно больше приносить организации экономической выгоды, подлежит списанию (п. 29 ПБУ 6/01, утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н (далее – ПБУ 6/01). Основанием для списания ОС может послужить служебная записка на списание основных средств. Ее образец мы приведем в нашей консультации. Прежде чем провести списание объекта, осуществляется его осмотр, по факту которого составляется акт осмотра.