Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как проводить инвентаризацию в офисе». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.
Для начала создайте специальную комиссию, за которой на постоянной основе будет закреплено право проводить инвентаризацию.
Проведение инвентаризации и оформление ее результатов
Мало инвентаризаций заканчиваются без недостач или пересортов, а те, кто дошли до уровня мастерства в этом деле, наверняка потратили очень много времени на эксперементы и оптимизацию процессов внутри магазина.
В последующем принимается приказ руководителя о начале инвентаризации. Приказ является одним из документов для проведения инвентаризации.
Отдельные описи нужно составлять на то имущество организации, которое находится либо в аренде, либо принято для переработки.
Как проводить инвентаризацию в офисе: этапы
Дело в том, что иногда приходится сталкиваться с проведением инвентаризации в офисах компаний в различных населенных пунктах, городах и даже регионах одновременно.
Непосредственно в состав инвентаризационной комиссии обязательно должны входить представители администрации, бухгалтер, в некоторых случаях инженер, экономист, техник. Также иногда приглашают для проверки независимые аудиторские фирмы.
На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет.
Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.
В итоге мы уже подготовили таблицу с информацией предоставленной пользователями + собранную нами, осталось только пронумеровать оборудование. Далее распечатать ваш список и стикеры к ним. Я печатал стикеры в два ряда. Сверху DEV-TYPE Снизу его ID. После чего довольно трудоемкий процесс оклеивания и вычеркивания из списка уже оклеенных девайсов.
Разберем подробнее, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены.
В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию.
Наша компания занимается торговлей запасными частями для автомобилей, а это остатки многих тысяч номенклатурных единиц технически сложного товара на территориально разделенных складах. Инвентаризация для нас трудоемкое дело, но эту процедуру перед составлением годовой бухгалтерской отчетности никто не отменял.
Инвентаризация: пошаговая инструкция
Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.
Время от времени инвентаризация проводится на всех предприятиях. Она позволяет обнаружить недостачи и выявить ответственных за них. Без нее невозможно обеспечить достоверность бухгалтерских данных, что становиться особенно актуальным, например, в период написания годового отчета.
Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации.
Недостача может быть следствием естественной убыли, небрежности, халатности работника компании, перевозчиков, охранников, результатом чрезвычайных ситуаций. Стоимость недостающего имущества, учитываемого на балансе, списывается в дебет счета 94.
Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации.
Инвентаризация – это сверка имеющихся у бухгалтера данных о наличии определенного материального имущества и реального количества этого имущества на складке, в офисе. Подробнее об инвентаризации вы узнаете из статьи Что такое инвентаризация .
Делал один раз инвентаризацию на обьекте с примерно 600+ единицами оборудования (системник, монитор, принтер, мфу), её надо было делать по факту наличия оборудования, месте где оно находится и кто за ним сидит.
До принятия приказа об инвентаризации утверждается комиссия по инвентаризации, действующая на постоянной основе. Она включает в себя специалистов из различных структурных подразделений организации: администрации, бухгалтерии, производственного отдела и других. В документах по инвентаризации (приказе) обязательно указывается состав комиссии.
Ответственный и внимательный собственник должен знать о своем имуществе абсолютно все: где оно находится, в каком количестве, состоянии, правильно ли оно используется и т.д. Невозможно эффективно управлять предприятием без своевременных и точных сведений такого характера.
Вся отчетность должна быть заполнена в соответствии с установленными требованиями и должна реально отражать фактическую ситуацию наличия и состояния имущества на данный момент.
Руководитель инвентаризационной комиссии обязан завизировать приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, и сделать в них запись «до инвентаризации на___(дата)». На основании этих документов комиссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы к началу инвентаризации. Эти данные заносят в инвентаризационные описи и акты (графа «По данным бухгалтерского учета»).
Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации.
Программа позволяет осуществлять полноценный ордерный учет поступления, перемещения и выбытия товаров на всех территориально распределенных складах.
Организовать сплошную проверку всех товаров для нашей компании слишком дорого. Поэтому при проведении проверок мы используем выборочный метод.
Учет и отчетность могут быть правильными на бумаге, но их достоверность можно выявить только путем инвентаризации. Эта статья поможет вспомнить существенные моменты и предотвратить или исправить возможные ошибки.
Когда будете составлять опись по результатам проверки, делайте это в двух экземплярах. Один из них вы оставите в комиссии, другой отдадите материально ответственному лицу. В акте проверки необходимо заполнять все строки — никаких незаполненных строк оставлять нельзя. Если у вас нет информации, ставьте прочерк.
Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
На что стоит обращать внимание при инвентаризации офиса?
Проверять нужно не только то имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, права собственности на которые у фирмы нет. Например, арендованные основные средства или товары, полученные на ответственное хранение, а также материалы, принятые в переработку.
Начните с подготовки имущества, которое необходимо инвентаризировать, а также с подготовки документации, необходимой для проведения инвентаризации. К такой документации относят: инвентаризационную опись (сводную или по определённой группе ценностей) и приходно-расходные документы, которые отображают операции, совершаемые с этими ценностями.
При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.
Глава комиссии должен заверить своей подписью приходные и расходные документы, сделав пометку «До инвентаризации на… (дата)». Далее комиссия сверяется со старыми данными, отмечая, какое имущество, в каком количестве, состоянии отмечено в предыдущей документации и как дело обстоит по факту на момент проведения новой инвентаризации.
Инвентаризации подлежит все имущество и все виды финансовых обязательств, независимо от его местонахождения, то есть не только по головному предприятию, но и по его подразделениям.
Обратите внимание, проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, прав собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т д.).
Облегчить данный процесс можно только делегировав часть задачи конечным пользователям, не забывая о контроле процесса. Что собственно и было сделано – самому активному/сообразительному было объяснено как узнать конфигурацию его ПК ( в случае ноутбука/монитора/принтера где модель и серийный номер).
Если вы не являетесь профессионалом в сфере ревизии, будьте готовы к тому ,чтобы столкнуться с массой сложностей и просто неприятных моментов, которые будут негативно влиять на процесс проведения инвентаризации офиса.
Этап второй: выбрать ручной сканер
Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т. п.) (подп. «б» п. 28 положения № 34н) или взыскивается с виновного лица (если таковое лицо установлено), или списывается в прочие расходы (если виновное лицо не установлено).
Перед началом инвентаризации следует проверить:
- наличие инвентарных карточек, книг, описей и прочей сопутствующей документации, ее состояние;
- наличие и состояние технических паспортов или любой другой документации технического характера (если она есть) на имущество, которое будет подвергаться инвентаризации;
- наличие и состояние документации на основные средства, которые были сданы/взяты в аренду, отправлены/приняты на хранение.
Дату инвентаризации определяет руководитель фирмы по согласованию с бухгалтером. Если речь идет о подготовке к годовому отчету, то обычно ее назначают на период с 1 октября по 31 декабря отчетного года. Тогда бухгалтер успеет подготовить все необходимые документы для инвентаризационной комиссии.